Jurus Silat Memenangkan Negosiasi

Kemampuan bernegosiasi sangat berpengaruh terhadap benefit yang diperoleh bagi pelaku pengadaan barang dan jasa. Bila salah bernegosiasi, tak mustahil pihak vendor yang justru mendapat nilai tambah dari transaksi yang terjadi keduabelah pihak. Bagaimana kiat bernegosiasi?

Jabatan sebagai manager procurement kerap  menuntut  bernegosiasi dengan sejumlah vendor. Masing-masing pihak – ketika sedang berlangsung negosiasi – acap mengeluarkan “jurus-jurus” yang dapat menghasilkan benefit maksimal bagi perusahaan. Sebab, bila salah menangkis jurus, tak menutup kemungkinan pihak vendor yang mendapatkan benefit maksimal dari negosiasi itu.

Dalam sebuah seminar procuremen beberapa tahun lalu, ada salah seorang pembicara yang mengupas seni bernegosiasi. Sedikitnya  ada tiga kemampuan yang harus dimiliki bagi negotiator, yaitu power, creativity dan communication. Ketiga kemampuan ini merupakan filosofi dalam bernegosiasi, baik diposisi buyer maupun vendor. Banyak perusahaan mengandalkan talent (bakat-Red) dalam melakukan sesuatu hal, termasuk bernegosiasi.

Penempatan posisi karyawan berdasarkan keahlian dan bakat sangat menunjang pada tahap implementasi pekerjaan. Jangan orang planner diposisikan pada pekerjaan implementasi. Hal yang sama juga berlaku untuk pekerja  yang berbakat bernegosiasi.

Bagi negotiator harus menjaga jarak dengan pihak vendor. Bahkan, di beberapa perusahaan mempunyai kode etik karyawan. Umpamanya karyawan tidak diperkenankan makan siang bersama dengan pihak vendor. Bila buyer makan siang dengan vendor, maka buyer tersebut termasuk dalam kategori lesspower. Padahal seharusnya ia morepower di mata vendor

Namun demikian,  tidak cukup dengan memiliki power. Seorang negotiator  harus memiliki kreativitas. Masalah kreativitas ini harus diasah terus-menerus. Ibarat pesilat yang sedang bertarung. Pesilat yang tekun dan rajin belatih akan jauh menguasai jurus-jurus silan dibandingkan dengan pesilat yang jarang berlatih.  Hal yang sama pun berlaku  bagi negotiator. Ia tahu betul “trik-trik” apa yang harus dikeluarkan ketika sedang bernegosiasi. Misalnya negotiator jangan menutup telpon duluan ketika sedang berbicara dengan lawan bicaranya.

Tidak hanya itu, negotiator harus memiliki kemampuan berkomunikasi. Kemampuan yang satu ini sangat diperlukan bagi negotiator. Ia harus dapat membaca simbul-simbul komunikasi dari lawan bicaranya. Seorang negotiator jangan selalu bicara ya saat sedang bernegosiasi.

Tidak hanya itu,  perlu strategis dalam bernegosiasi. Misalnya pilih alternatif yang terbaik untuk kita. Sebuta saja konsensi apa yang harus dilepas dalam negosiasi sudah harus disepati. Konsensi apa yang akan kita berikan kepada pihak vendor atau buyer. Bila pasal ini dirubah sesuai kehendak buyer, maka pasal yang lain pun dirubah berdasarkan permintaan vendor. Jangan semua konsensi diambil. Dan yang perlu diperhatikan adalah bagaimana mendekati pihak mitra.

Suatu hal yang harus diperhatikan adalah pelajari pihak mitra yang menjadi lawan negosiasi. Dengan kata lain, sebelum masuk meja perundingan, pelajari mitra kita. Dengan mengetahuai siapa yang kita hadapi, akan lebih memudahkan kita mengeluarkan jurus-jurus bernegosiasi.

Baru kemudian menentukan tempat negosiasi. Apakah di tempat buyer atau ditempat vendor  Hal ini sangat berpengaruh. Misalnya lokasi perundingan di tempat buyer, sementara tempat perundingan terkesn sumpek, maka kondisi ini menjadi lesspower bagi buyer. Biasanya negosiasi dilaksanakan di tempat netral dengan menggunakan round table.

Memang ada suatu kondisi di mana posisi buyer lesspower bila berhadapan dengan vendor yang bertindak sebagai distributor tunggal. Apalagi bila vendor tahu bahwa buyer membutuhkan barang yang ditawarkan vendor. Untuk kondisi seperti ini, sebaiknya buyer melakukan pendekatan dengan beberapa perusahaan yang membutuhkan barang serupa. Bila perusahaan tersebut sepakat membeli barang secara bersamaan dalam satu paket, maka kondisi ini akan memperkuat bargaining buyer. Sementara vendor lebih tertarik karena volume dalam skala besar.

Lantas taktik apa yang harus diterapkan ketika melakukan negosiasi? Ada banyak taktik yang dapat dilakukan masing-masing pihak. Misalnya, dalam negosiasi jangan selalu berbicara kata ya, kita harus berani berkata tidak. Artinya bila ada klausul yang merugikan kita, maka katakana tidak untuk klausul yang satu ini.

Dalam bernegosiasi kita boleh mempermainkan waktu perundingan. Sebagai ilustrasi, hari ini perundingan hanya membahas tiga pasal, kemudian dilanjutkan minggu depan. Negosiasi dilakukan di Jakarta. Bila lawan negosiasi (vendor) kebetulan berada di Makasar, misalnya, maka terlalu banyak waktu dan yang terbuang jika negosiasi dilanjutkan minggu depan. Dalam kondisi ini, pihak vendor lesspower, sementara buyer morepower. Pihak buyer bisa memanfaatkan kondisi ini dengan meminta perubahan klausul tertentu yang menguntungkannya.

Berkaitan dengan masalah waktu, sebaiknya seorang negotiator tidak mempunyai jam kerja yang beraturan. Misalnya jam kerja masuk pukul 7.00 WIB, pulang pukul 16.30. Kondisi kerja yang kontinyu seperti ini akan mempengaruhi psikologis pihak negotiator bila negosiasi dilakukan menjelang pulang kerja.

Hanya sebatas itu? Tidak. Masalah pelicin terkadang dijadikan taktik bagi negotiator dalam bernegosiasi. Tapi, ingat ada perusahaan yang sangat ketat dalam menjalankan etika kerja. Tidak menutup kemungkinan bila ada karyawan terbukti bersalah menerima pelicin dari vendor, umpamanya, dapat langsung dipecat.

Itu hanya sebagian taktik dalam bernegosiasi. Masih banyak taktik lainnya. Sebut saja taktik bermain golf. Pada saat bermain golf, masing-masing pihak bisa melakukan pendekatan. Dari sini diharapkan dapat mempermulus negosiasi dikemudian ada.

Ada lagi teknik the  flinch. Teknik ini kadang kala perlu diterapkan. Misalnya ketika vendor menawarkan harga yang cukup kompetitif. Pihak buyer berpura-pura kaget mendengan harga yang ditawarkan tersebut. “Berapa? Tidak terlalu mahal harga itu?” Pernyataan ini diharapkan menimbulkan efek spikologis bagi vendor. “Ternyata harga yang ditawarkan kemahalan!”

Dalam bernegosiasi jangan melepas benefit tanpa mendapat benefit yang lain. Maksudnya, kalau buyer memberi sesuatu kepada vendor, maka buyer harus mendapat sesuatu dari vendor. Masih banyak lagi taktik bernegosiasi. Bahkan pada saat hasil negosiasi hendak ditandatangani, pihak buyer dapat mempermainkan taktis pamungkas. Secara tiba-tiba buyer menarik menarik penanya (menunda tandatangan), sambil berkata. “Oh ya, ada satu poin yang terlupakan, ongkos kirim ditanggung vendor ya?” Dan masih banyak lagi taktik  lainnya.

Lantas, bagaimana bila negosiasi terjadi dead lock? Langkah apa yang harus diambil? Masalah dead lock bukan akhir, tetapi proses. Untuk itu, diperlukan pihak ketiga untuk menyelesaikan masalah. Pihak ketiga dapat berupa mediasi, pengumpulan fakta dan terakhir arbitrasi.

Tapi sebelum terjadi dead lock, rubahlah situasi yang tadinya  “saya” atau “mereka” menjadi “kita” sebagai wujud dari win-win [] yt