Bagaimana Hybrid Working Mengubah Fit-Outs Ruang Kantor

Jakarta, 18 Februari 2022, pelakubisnis.com – Firma manajemen investasi Colliers (NASDAQ and TSX: CIGI), pada 17/2  menerbitkan Market Insights mengenai Bagaimana Hybrid Working Mengubah Fit-Outs Ruang Kantor secara umum.

Kebijakan hybrid working seperti bekerja-dari-rumah/bekerja di kantor sudah umum diterapkan beberapa waktu terakhir ini, sehingga membuat kebutuhan ruang kantor yang lebih ringkas dengan berfokus pada kolaborasi. Berdasarkan hasil pengamatan, perusahaan sekarang lebih memilih untuk mengurangi area kantor antara 10% – 40% ketika memperbarui atau merestrukturisasi kontrak sewa mereka. 

Dalam webinar Colliers Indonesia “Real Estate Market Update H2 2021 – Identifying Real Estate Opportunities in 2022”, perusahaan umumnya tidak menganggap relokasi ke gedung baru sebagai resiko besar bagi bisnis mereka. Mereka dapat memanfaatkan tenant market saat ini dengan mengamankan tarif sewa yang kompetitif. Landlords menjadi lebih akomodatif, bahkan menawarkan insentif menarik seperti tunjangan fit-out penyewa sebagai bagian dari kesepakatan kontrak sewa.

Hendry Sugianto, Head of Project Management Colliers Indonesia mengatakan, perusahaan yang berpikiran ke depan merintis sistem bekerja-dari-mana saja, serta konsep menjaga jarak telah menyebabkan lebih banyak perusahaan tradisional bergerak mengadopsi strategi kerja jarak jauh parsial atau model hybrid.  Hal tersebut menyajikan cara-cara baru untuk mengatur alur kerja dan interaksi di antara karyawan.

Bagaimana perusahaan menanggapi tuntutan adanya fleksibilitas? Menurut Hendry bekerja secara fleksibel, lebih dari satu lokasi kerja, budaya perusahaan dan Kantor masa depan

Desain Kantor Hybrid

Mengingat ketersediaan ruang yang terbatas dengan prioritas yang bersaing, berkonsultasi dengan spesialis strategi tempat kerja (workplace strategy specialist) sangat ideal untuk memastikan alur kerja, berbagai fungsi dan protokol keselamatan dapat terintegrasi dengan baik.

Perubahan yang paling terlihat dalam desain fit-out pada kondisi saat ini adalah:

• Pengurangan jejak ruang kerja sebanyak 25 hingga 40 persen – penghematan Opex dan Capex yang baik dalam hal properti.
• Berkurangnya kantor pribadi dan bertambahnya area kerja terbuka.
• Berkurangnya meja kerja tetap dan bertambahnya meja kerja bersama.
• Mendorong bertambahnya komunikasi berbagai macam ide dan diskusi informal. Kehadiran ruang kolaborasi informal atau ruang pertemuan kecil terbuka tersebar di seluruh departemen dalam kantor yang sama.
• Ruang pertemuan gabungan multi-fungsi untuk mengadakan acara seperti pertemuan townhall atau pelatihan.
• Tidak semua ukuran akan cocok untuk semua, dan tidak semua desain akan cocok untuk semua.

Eksekusi Fit out

Dalam waktu yang tidak pasti seperti saat ini, perusahaan cenderung memperketat pengeluaran untuk fit-out kantor. Beberapa kendala perlu dipertimbangkan saat merencanakan pembuatan kantor baru seperti:

• Biaya fit-out
  • Ketika relokasi atau renovasi adalah pengeluaran yang tak terelakkan, anggaran fit-out tidak sama seperti sebelum pandemi bagi sebagian besar perusahaan. Kita akan menemukan occupiers yang mencoba untuk mengubah CAPEX dari fit out baru ke OPEX di mana biaya fit out termasuk ke dalam kontrak sewa dan tersebar selama periode sewa.
  • Menunjuk kontraktor bangunan dan desain di mana biaya fit out ditentukan pada awal tahap perencanaan dan desain agar sesuai dengan tingkat konstruksi yang ditentukan per meter persegi. 
• Waktu
  • Dengan adanya covid 19 yang membatasi mobilitas, gangguan yang dihadapi ketika pemangku kepentingan proyek terinfeksi virus, yang berpotensi mempengaruhi waktu untuk desain, proposal, persetujuan dan konstruksi karena dapat menyebabkan penutupan lokasi sementara ketika pekerja terinfeksi, yang berarti lebih sedikit tenaga kerja yang tersedia sampai pekerja yang terinfeksi pulih dan dapat kembali bekerja.[] yt