Strategic Procurement Untuk Meningkatkan Nilai Tambah Organisasi (5)

Oleh: Ir. Khairul Rizal MBA

Pengantar: Beberapa edisi ke depan pelakubisnis.com akan menurunkan beberapa artikel/opini  tentang Strategic Procurement. Artikel/opini yang akan disajikan secara berseri ini rencananya segera dipublish dalam bentuk buku. Semoga semua pihak terkait dapat mendukung atas rencana terbitnya buku tersebut. Akhir kata, penulis mengucapkan selama membaca, semoga bermanfaat.

Pilihan kualitas yang tepat (The Right Quality) dalam strategi pengadaan  merujuk pada proses untuk  memastikan bahwa barang atau layanan yang dibeli memenuhi standar kualitas yang diharapkan perusahaan. Perusahaan harus menetapkan standar kualitas yang jelas untuk produk atau layanan yang dibeli. Standar ini harus mencakup aspek-aspek seperti kualitas material, performa, dan kepuasan pelanggan. Standar kualitas ini akan menjadi acuan dalam proses pengadaan.

Selama proses pengadaan, perusahaan harus melakukan evaluasi kualitas yang rutin untuk memastikan bahwa barang atau layanan yang dibeli memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan. Ini dapat melibatkan pengujian kualitas, inspeksi visual, dan penilaian kinerja dari pemasok.

Jika barang atau layanan yang dibeli tidak memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan, maka perusahaan harus berusaha menyelidiki dan menemukan solusi untuk meningkatkan kualitas. Ini bisa melibatkan negosiasi kontrak, pengajuan kebutuhan khusus, atau pencarian alternatif pemasok yang dapat memenuhi standar kualitas yang lebih tinggi.

Perusahaan juga mengelola risiko yang terkait dengan kualitas, seperti risiko kualitas yang tidak stabil atau risiko kualitas yang tergantung pada kondisi pasokan. Ini melibatkan pengembangan strategi mitigasi risiko, seperti diversifikasi pemasok atau peningkatan kapasitas produksi.

Sementara meningkatkan kualitas produk atau layanan berhubungan langsung dengan meningkatkan kepuasan pelanggan. Kepuasan pelanggan yang tinggi dapat menghasilkan loyalitas pelanggan. Akhirnya dapat meningkatkan pendapatan dan pertumbuhan bisnis. Oleh karena itu, perusahaan harus fokus pada peningkatan kualitas yang berkelanjutan untuk memenuhi  harapan pelanggan.

Pilihan kualitas yang tepat adalah kunci dalam strategi pengadaan yang efektif, untuk  memastikan perusahaan dapat memenuhi atau melebihi harapan pelanggan dan mendapatkan nilai maksimal dari pengadaan. Cara demikian membantu mempertahankan hubungan baik dengan pemasok, sehingga dapat menghasilkan nilai tambah bagi kedua belah pihak.

Lantas, apa yang dimaksud dengan kualitas metrial? Kualitas material merujuk pada tingkat kepuasan yang diperoleh dari bahan-bahan atau komponen yang digunakan dalam produksi atau produk akhir. Hal ini mencakup aspek kualitas material, seperti keaslian, ketahanan, dan kinerja, serta kemampuan material tersebut untuk memenuhi atau melebihi spesifikasi yang telah ditetapkan. Kualitas material sangat penting dalam produksi karena dapat mempengaruhi kualitas akhir produk, kepuasan pelanggan, dan keandalan produk dalam penggunaan.

Dalam konteks manajemen kualitas, kualitas material diperlakukan sebagai bagian dari pendekatan yang lebih luas untuk memastikan bahwa semua aspek produksi, termasuk proses, tenaga kerja, dan lingkungan, memenuhi atau melebihi harapan pelanggan atau konsumen. Kualitas material dapat diukur dan ditingkatkan melalui berbagai teknik dan metode, termasuk perencanaan kualitas, pengendalian kualitas, jaminan kualitas, dan peningkatan kualitas. Tujuan dari pendekatan ini untuk meningkatkan performansi secara terus-menerus pada setiap level operasi atau proses dalam organisasi, dengan menggunakan semua sumber daya yang tersedia.

Kualitas material mencakup pengelolaan cacat (defects) dan DPMO (Defects Per Million Opportunities), yang merupakan ukuran kegagalan dalam proses produksi yang menunjukkan sejauh mana proses itu menyimpang dari kesempurnaan. Dengan mengelola dan mengurangi cacat, perusahaan dapat meningkatkan kualitas material dan  produk akhir perusahaan.

Dalam konteks Six Sigma, kualitas material dapat diukur dan dikelola melalui pendekatan yang berfokus pada pengurangan variasi dan peningkatan efisiensi proses. Ini melibatkan penggunaan metode statistik dan teknik untuk mengidentifikasi dan mengurangi cacat, sehingga meningkatkan kualitas material dan produk akhir

Sedangkan keaslian material, dalam konteks produksi dan penggunaan material seperti songket, merujuk pada kualitas, integritas, dan autentisitas dari material tersebut. Keaslian material dapat dikenali melalui beberapa faktor penting, termasuk teknik pembuatan, tempat pembuatan, dan bahan pembuatan. Berikut adalah beberapa cara untuk mengenali keaslian material, khususnya songket:

• Teknik Pembuatan: Teknik pembuatan yang tradisional, seperti songket yang ditenun secara tangan, menunjukkan keaslian material. Teknik ini mencakup penggunaan jarum pin yang dicucuk di permukaan kain yang sedang ditenun, yang menciptakan efek berlubang kecil yang menunjukkan kekuatan dan ketegangan kain selama proses menenun. Efek ini tidak sekata jaraknya dan bergantung pada kekerapan tukang tenun menyucuk jarum pin tersebut pada kain yang sedang ditenun.
• Tempat Pembuatan: Material yang ditenun secara tradisional di negeri tertentu, seperti songket yang ditenun 100% secara tradisional di negeri Terengganu, menunjukkan keaslian material. Hal ini karena pembuatan tradisional mempertahankan tradisi dan keahlian lokal yang tidak mudah direplikasi.
• Bahan Pembuatan: Bahan-bahan utama dalam penghasilan material, seperti benang emas atau perak dalam songket, sangat penting untuk keaslian material. Bahan-bahan yang mahal, seperti benang emas atau perak, memiliki keberatan yang lebih berbanding dengan bahan yang murah, menunjukkan keaslian material. Namun, ada juga songket yang ditenun menggunakan bahan yang ringan, seperti sutera dan kapas, untuk memenuhi permintaan terhadap kain yang lebih ringan demi keselesaan pemakai

Keaslian material tidak hanya berkaitan dengan faktor-faktor di atas, tetapi aspek lain seperti desain, motif, dan kualitas benang yang digunakan. Dalam hal songket, warna benang emas atau perak yang digunakan biasanya berkilauan dan menampakkan songket tersebut kelihatan segar, sementara warna yang tidak mudah pudar menunjukkan keaslian material. Motif yang terdapat pada kain  menunjukkan keaslian material, dengan corak motif yang terlihat hidup dan menonjol.

Kelebihan keaslian material dalam produksi dan penggunaan material seperti songket mencakup beberapa aspek penting yang menunjukkan nilai tambah dan kualitas tinggi dari produk tersebut. Meskipun tidak ada sumber spesifik yang disediakan.

Namun ada beberapa kelebihan umum yang dapat diasosiasikan dengan keaslian material. Material asli songket biasanya dibuat dari bahan berkualitas tinggi, seperti emas atau perak, yang menambah kekuatan dan ketegangan kain selama proses menenun. Ini menunjukkan kualitas tinggi dari produk akhir.

Produksi yang tradisional seperti songket menciptakan produk yang unik dan kekhasan yang tidak dapat direplikasi dengan baik oleh teknologi modern. Ini menambah nilai koleksi dan kekhasan pada produk tersebut.

Songket yang ditenun secara tradisional sering kali menjadi penghargaan budaya, mencerminkan warisan dan tradisi lokal. Hal ini menambah nilai budaya dan edukatif pada produk tersebut. Pasalnya? Produksi songket tradisional bertujuan untuk menjaga warisan dan tradisi lokal, yang merupakan upaya untuk mempertahankan budaya dan sejarah lokal. Ini juga berkontribusi pada upaya pelestarian budaya.

Meskipun  produksi tradisional seperti songket dapat menggunakan bahan yang lebih ramah lingkungan dibandingkan dengan produksi modern yang mungkin menggunakan bahan sintetis.

Dan produksi songket tradisional dapat memberikan kesempatan ekonomi bagi para tenun dan komunitas lokal, mempertahankan tradisi dan keahlian lokal. Dengan menggunakan material asli dalam produksi dapat membantu menjaga keseimbangan ekonomi lokal, dengan mendukung industri tradisional dan menciptakan lapangan kerja.

Akhirnya pelanggan cenderung lebih memilih produk yang memiliki nilai kekhasan, kualitas tinggi, dan keunikan, seperti songket yang ditenun secara tradisional, karena dapat memberikan kepuasan yang lebih tinggi.

Kelebihan-kelebihan ini menunjukkan pentingnya keaslian material dalam produksi dan penggunaan material seperti songket, yang tidak hanya meningkatkan kualitas produk akhir tetapi mempertahankan warisan budaya, menciptakan lapangan kerja, dan memberikan nilai tambah bagi pelanggan.

Sementara kualitas dan ketersediaan pasokan merujuk pada pemasok berdasarkan dua aspek penting dalam pengelolaan hubungan dengan pemasok, yang mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan pasokan mereka dengan efektif dan efisien.

Kualitas pasokan merujuk pada tingkat kepuasan yang diperoleh dari bahan-bahan atau produk yang dibeli dari pemasok. Mencakup aspek seperti kualitas material, performa, dan kepuasan pelanggan. Perusahaan harus memastikan bahwa bahan-bahan atau produk yang dibeli memenuhi atau melebihi standar kualitas yang ditentukan. Produk yang berkualitas tinggi cenderung lebih mudah laku dan dapat meningkatkan reputasi dan kepuasan pelanggan perusahaan. Kualitas produk atau bahan pasokan dari supplier menjadi sangat perlu diperhatikan, dalam  memilih.

Sedangkan ketersediaan pasokan merujuk pada kemampuan pemasok untuk memenuhi pesanan perusahaan dalam waktu yang dijanjikan. Ini mencakup aspek seperti kapasitas produksi, ketersediaan alat-alat produksi, tenaga ahli, dan pengendalian mutu. Ketersediaan pasokan yang baik memungkinkan perusahaan mengantisipasi perubahan permintaan barang dan menghindari keterlambatan dalam produksi atau distribusi. Konsistensi supplier dalam ketersediaan bahan pasokan juga penting, karena dapat mengantisipasi perubahan permintaan barang yang dapat terjadi sewaktu-waktu karena adanya perubahan permintaan pelanggan.

Pemilihan supplier yang memenuhi persyaratan kualitas dan ketersediaan pasokan yang baik sangat penting bagi perusahaan. Supplier merupakan mitra bisnis yang memegang peranan penting dalam menjamin ketersediaan barang pasokan yang dibutuhkan. Dengan supplier yang memiliki kualitas dan ketersediaan pasokan yang baik, perusahaan dapat mengurangi risiko, meningkatkan efisiensi, dan mencapai tujuan bisnis mereka dengan lebih efektif.

Sedangkanstrategi pengadaan merujuk pada proses menentukan jumlah barang atau layanan yang dibeli untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dengan cara yang paling efisien dan efektif. Beberapa langkah penting dalam menentukan kuantitas yang tepat:

Pertama, perusahaan harus memperkirakan permintaan untuk produk atau layanan mereka. Ini melibatkan analisis tren pasar, proyeksi penjualan, dan pertimbangan untuk variasi kuantitas berdasarkan musim, acara, atau faktor lain yang dapat mempengaruhi permintaan.

Kedua, perusahaan harus menentukan kuantitas stok yang optimal untuk memastikan bahwa mereka memiliki cukup barang untuk memenuhi permintaan tanpa membiarkan stok menumpuk. Ini melibatkan pengelolaan sistem manajemen stok yang efektif untuk memantau level stok dan menghindari kelebihan atau kekurangan.

Ketiga, menghindari overstock (memiliki lebih banyak barang dari yang dibutuhkan) dan undersupply (tidak memiliki cukup barang untuk memenuhi permintaan) adalah kunci dalam menentukan kuantitas yang tepat. Ini melibatkan perencanaan yang cermat dan pengawasan terus-menerus terhadap kuantitas pembelian.

Keempat, memiliki fleksibilitas dalam pengadaan, seperti kemampuan untuk menyesuaikan kuantitas pembelian berdasarkan permintaan pasar atau perubahan kebutuhan, dapat membantu perusahaan dalam menentukan kuantitas yang tepat. Ini memungkinkan perusahaan untuk merespons perubahan cepat dalam pasar tanpa mengakumulasi stok yang tidak diperlukan.

Kelima, penggunaan teknologi dapat membantu perusahaan dalam menentukan kuantitas yang tepat, seperti sistem manajemen inventaris yang dapat memberikan wawasan real-time tentang level stok dan permintaan, serta alat analitik yang dapat membantu dalam perencanaan kuantitas.***

*Penulis adalah konsultan Pengadaan Barang dan Jasa