Strategic Procurement Untuk Meningkatkan Nilai Tambah Organisasi (6)

Oleh: Ir. Khairul Rizal MBA

Pengantar: Beberapa edisi ke depan pelakubisnis.com akan menurunkan beberapa artikel/opini  tentang Strategic Procurement. Artikel/opini yang akan disajikan secara berseri ini rencananya segera dipublish dalam bentuk buku. Semoga semua pihak terkait dapat mendukung atas rencana terbitnya buku tersebut. Akhir kata, penulis mengucapkan selama membaca, semoga bermanfaat.

Optimalisasi stok merupakan  proses mencapai tingkat ketersediaan inventaris maksimum dengan investasi minimum dalam stok. Hal  ini berkaitan dengan kemampuan untuk memiliki inventaris yang tepat untuk menawarkan tingkat layanan yang diinginkan selalu dan untuk semua pelanggan. Tujuan utama optimalisasi stok adalah untuk menghindari kelebihan dan kekurangan stok, serta untuk meminimalkan dampak negatif dari stok yang menjadi usang (obsolete) atau tidak terjual. Ini penting karena kelebihan stok dapat menyebabkan kehilangan penjualan dan pelanggan, sementara stok yang tidak terjual dapat mengakumulasi biaya yang signifikan.

Optimalisasi stok memerlukan pendekatan yang berbeda-beda tergantung pada industri dan jenis perusahaan. Misalnya, perusahaan ritel, distributor farmasi, dan pedagang bahan bakar mungkin memiliki kebutuhan yang berbeda dalam hal manajemen stok. Meskipun mungkin semua ingin menghindari kelebihan dan kekurangan stok, setiap industri memiliki karakteristik khusus yang perlu dipertimbangkan untuk mencapai optimalisasi stok. Misalnya, retailers cenderung fokus pada item dengan turnover tinggi, sedangkan distributor bahan bakar mungkin bekerja dengan referensi dengan permintaan yang lambat atau tidak teratur

Untuk mencapai optimalisasi stok, perusahaan perlu mengelola inventaris mereka dengan mempertimbangkan proyeksi permintaan yang dihasilkan oleh sistem ERP mereka atau tim komersial mereka. Namun, pendekatan ini kerap tidak memiliki model proyeksi dan perhitungan stok keamanan yang tepat, yang dapat menyebabkan banyak jam kerja yang tidak memberikan hasil yang baik. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk menemukan cara untuk mengurangi kompleksitas, meningkatkan informasi yang tersedia, dan meningkatkan nilai kembali dari investasi waktu mereka dalam manajemen referensi

Ada beberapa faktor penting yang harus dipertimbangkan dalam memilih strategi optimalisasi stok

Pertaman, Pasokan dan Permintaan  adalah faktor utama yang mempengaruhi biaya bahan baku dan stok. Mengerti pola permintaan pelanggan dan permintaan pasokan dapat membantu dalam merencanakan persediaan yang tepat, sehingga dapat memenuhi permintaan tanpa mengakibatkan kelebihan atau kekurangan stok.

Kedua, Lokasi Geografis Sumber Bahan Baku dapat mempengaruhi biaya karena faktor transportasi dan aksesibilitas. Hal ini berdampak pada waktu tunggu (lead time) yang diperlukan untuk mendapatkan bahan baku, yang pada gilirannya mempengaruhi perhitungan stok optimum dan minimum

Ketiga,  Ketidakstabilan politik dan fluktuasi nilai tukar mata uang dapat mempengaruhi biaya bahan baku dan strategi pengelolaan stok. Hal ini menuntut perusahaan untuk mengadaptasi strategi mereka sesuai dengan kondisi ekonomi dan politik saat ini.

Keempat, Analisis dan Metode Pengelolaan Biaya, seperti metode analisis regresi linier, analisis varian, dan analisis break-even point dapat digunakan untuk mengidentifikasi potensi penghematan biaya bahan baku. Ini membantu dalam memahami bagaimana mengoptimalkan penggunaan bahan baku dan stok.

Kelima, Penggunaan Teknologi dan Sistem Informasi Manajemen Stok yang efektif dapat membantu dalam mengelola stok dengan lebih efisien. Sistem ini dapat membantu dalam pemantauan permintaan, optimalisasi rantai pasok, dan penerapan sistem just-in-time, yang semuanya penting dalam strategi pengelolaan stok yang efektif

Keenam, Pola Permintaan Pelanggan, seperti permintaan yang fluktuatif mempengaruhi perhitungan stok minimum dan maksimum, membuatnya lebih kompleks. Memahami tren dan musim dalam permintaan membantu dalam merencanakan persediaan dengan lebih tepat.

Ketujuh, Lead Time atau  waktu tunggu pemasok yang lama dapat mempengaruhi perhitungan stok, memerlukan stok tambahan untuk mencegah kehabisan stok. Hal ini menuntut perusahaan untuk mempertimbangkan stok darurat atau cadangan yang lebih besar.

Kedelapan, Product Life Cycle produk dengan siklus hidup yang pendek memerlukan stok minimum yang lebih rendah untuk menghindari overstocking, sedangkan produk dengan siklus hidup yang lebih panjang membutuhkan stok maksimum yang lebih tingg

Mempertimbangkan faktor-faktor ini dalam strategi optimalisasi stok dapat membantu perusahaan mencapai manajemen stok yang lebih efisien dan efektif, mengurangi biaya dan meminimalkan risiko.

Sedangkan pilihan harga yang tepat (The Right Price) dalam strategi pembelian merujuk pada proses menegosiasi harga yang kompetitif dengan pemasok untuk mendapatkan nilai terbaik untuk perusahaan. Untuk itu, jika pemasok mencoba menegosiasi harga, buyer dapat menanyakan, “Mengapa?” dan “Mereka membandingkan kita dengan siapa?” Ini membantu buyer untuk fokus pada nilai yang ditawarkan, bukan hanya pada harga.

Diperlukan kesiapan  untuk menegosiasi. Perlu memiliki nilai tambah yang siap untuk ditawar dan kesiapan untuk melakukan trade, bukan hanya mencave, adalah kunci penting dalam menegosiasi harga. Jika buyer dapat menunjukkan bagaimana solusi mereka lebih baik dari pilihan lain, ini akan membantu dalam menegosiasi harga yang lebih menguntungkan.

Perlu menghindari teknik “Pencil Sharpening”: Teknik ini biasanya digunakan oleh pembeli untuk memaksa pemasok untuk menurunkan harga. Dalam respons, buyer sebaiknya tidak bertanya “Seberapa rendah kita harus?” karena ini adalah perangkap. Sebaliknya, fokuslah pada pertanyaan seperti, “Mengapa?” dan “Mereka membandingkan kita dengan siapa?” untuk menjaga posisi perusahaan dan nilai yang ditawarkan.

Selain itu, perlun menghindari teknik “Going, Going, Gone”: Teknik ini mengakuisisi pemasok untuk memberikan harga lebih rendah jika buyer tidak membuat kesediaan untuk memberikan konsepsi. Untuk mengatasi teknik ini, buyer harus siap untuk menegosiasi harga yang lebih rendah atau mencari alternatif lainnya jika negosiasi tidak berhasil.

Dan menggunakan teknik Negosiasi yang Efektif: Teknik negosiasi seperti mencari kompromi, menunjukkan kemampuan untuk beralih ke pemasok lain, atau menunjukkan bahwa perusahaan memiliki pilihan lain dapat membantu dalam mendapatkan harga yang lebih baik. Penting untuk menegosiasi dengan cara yang menghormati dan profesional, sambil tetap fokus pada kepentingan perusahaan.

Pilihan harga yang tepat adalah langkah kunci dalam strategi pembelian yang efektif, karena memungkinkan perusahaan untuk memperoleh barang atau jasa dengan kualitas tinggi, pada harga yang kompetitif. Ini juga membantu dalam mempertahankan hubungan yang baik dengan pemasok, yang pada akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah bagi kedua belah pihak.

Pertanyaannya bagaimana menegosiasi harga yang tepat dengan pemasok?

Cari tahu harga pasar sebelum Bernegosiasi. Sebelum memulai negosiasi, penting untuk mengetahui harga pasar untuk produk atau layanan yang diinginkan. Dengan memiliki informasi ini, Anda dapat memulai negosiasi dengan posisi yang lebih kuat dan lebih jelas tentang apa yang Anda cari.

Kemudian memposisikan diri dengan kuat dan menunjukkan bahwa Anda memiliki pilihan lain dapat membantu dalam menegosiasi. Ini menunjukkan kepada pemasok bahwa Anda tidak tergantung pada mereka untuk mendapatkan produk atau layanan yang Anda butuhkan.

Lakukan negosiasi  selain harga. Ada banyak aspek lain yang dapat dipersingkat selama negosiasi. Misalnya, Anda bisa bernegosiasi untuk tambahan fitur produk, penambahan garansi, atau bonus-bonus lainnya. Ini menunjukkan bahwa Anda tidak hanya fokus pada harga tetapi juga pada nilai tambah yang dapat Anda peroleh ⁴.

Bayangkan Bahwa Anda adalah Pemasok! Saat menegosiasi, penting untuk memposisikan diri sebagai pemasok. Ini berarti menghargai kebutuhan dan harapan pemasok, serta mencari solusi yang dapat memenuhi kedua belah pihak. Menganggap negosiasi sebagai usaha untuk bekerja sama, bukan pertarungan, dapat membantu dalam mencapai kesepakatan yang lebih harmonis.

Jalin hubungan baik. Pasalnya,  hubungan yang baik dengan pemasok tidak hanya membantu dalam negosiasi harga, tetapi juga memahami kebutuhan mereka dengan lebih baik. Hal ini memungkinkan Anda untuk menegosiasikan harga yang lebih tepat dan membangun hubungan yang panjang yang bermanfaat.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat menegosiasikan harga yang tepat dengan pemasok, memastikan bahwa Anda mendapatkan nilai terbaik untuk bisnis Anda sambil mempertahankan hubungan yang baik dengan pemasok.

Sementara harga pasar merujuk pada nilai standar atau rata-rata yang dibayar oleh konsumen untuk membeli suatu barang atau layanan dalam suatu pasar. Ini adalah hasil dari dinamika pasar yang mencakup faktor-faktor seperti permintaan, penawaran, dan kondisi ekonomi umum. Harga pasar mencerminkan keseimbangan antara ketersediaan dan permintaan suatu produk atau layanan, dan seringkali berubah seiring waktu karena perubahan dalam kondisi pasar.

Sebagai contoh, dalam konteks pangan seperti yang dijelaskan dalam sumber yang diberikan, harga pasar untuk berbagai produk pangan seperti beras, gula pasir, daging ayam kampung, daging sapi, telur ayam kampung, jagung pipilan kering, garam halus, garam bata, bawang merah, dan kacang hijau ditunjukkan. Harga-harga ini mencerminkan apa yang biasanya dibayar konsumen untuk membeli produk-produk tersebut di pasar, dan dapat berubah dari waktu ke waktu berdasarkan faktor-faktor seperti perubahan dalam kondisi ekonomi, permintaan, dan penawaran ⁴.

Harga pasar sangat penting bagi produsen, pemasok, dan konsumen, karena memberikan panduan tentang bagaimana menetapkan harga untuk produk atau layanan, serta membantu dalam pengambilan keputusan investasi dan operasional.

Sedangkan permintaan dan penawaran dalam konteks harga pasar merujuk pada dua konsep dasar dalam ekonomi yang mempengaruhi harga dan kuantitas barang atau jasa yang dijual di pasar.

Permintaan adalah sejumlah barang yang dibeli atau diminta pada suatu harga dan waktu tertentu. Ini mencerminkan banyaknya jumlah barang yang diminta pada suatu pasar tertentu dengan tingkat harga tertentu, tingkat pendapatan tertentu, dan dalam periode tertentu. Permintaan dapat dikelompokkan menjadi dua jenis: permintaan berdasar daya beli konsumen dan permintaan dilihat dari siapa yang melakukan permintaan atau jumlah konsumen.

Penawaran adalah sejumlah barang yang dijual atau ditawarkan pada suatu harga dan waktu tertentu. Ini mencerminkan banyaknya jumlah barang yang ditawarkan oleh produsen atau penjual pada suatu harga tertentu. Hukum penawaran menunjukkan bahwa jika harga suatu barang atau jasa naik, maka penawaran suatu barang atau jasa akan mengalami penurunan, dan sebaliknya 

Ketika permintaan dan penawaran saling bertemu, mereka akan memengaruhi satu sama lain sehingga membentuk satuan harga dan kuantitas (jumlah barang). Dalam ilmu ekonomi, teori supply and demand atau penawaran dan permintaan adalah gambaran atas hubungan transaksi jual beli di pasar antara para calon pembeli dan penjual dari suatu barang.

Secara umum, hukum permintaan dan penawaran menjelaskan bahwa jika harga suatu barang atau jasa meningkat, maka permintaan akan turun, dan sebaliknya, jika harga turun, maka permintaan akan naik. Hukum penawaran berkebalikan dengan permintaan, yakni saat harga barang meningkat akan mendorong meningkatnya penawaran suatu barang atau jasa

Bagaimana jika  harga pasar berbeda dengan harga jualan?

Harga pasar dan harga jualan adalah dua konsep yang berbeda dalam ekonomi dan manajemen bisnis, khususnya dalam konteks penjualan barang atau jasa.

Harga pasar adalah nilai standar atau rata-rata yang dibayar oleh konsumen untuk membeli suatu barang atau layanan dalam suatu pasar. Ini didasarkan pada dinamika pasar yang mencakup faktor-faktor seperti permintaan, penawaran, dan kondisi ekonomi umum. Harga pasar mencerminkan keseimbangan antara ketersediaan dan permintaan suatu produk atau layanan, dan seringkali berubah seiring waktu karena perubahan dalam kondisi pasar ³.

Harga jualan adalah harga yang ditetapkan oleh produsen atau penjual untuk menjual barang atau jasa mereka. Harga ini tidak selalu mencerminkan harga pasar dan dapat berbeda tergantung pada strategi bisnis, biaya operasional, dan margin keuntungan yang diinginkan. Harga jualan seringkali ditentukan dengan mempertimbangkan harga pokok penjualan (biaya produksi plus biaya operasional) ditambah margin keuntungan yang diinginkan oleh produsen.

Perbedaan utama antara harga pasar dan harga jualan terletak pada faktor-faktor yang mempengaruhinya. Harga pasar dipengaruhi oleh dinamika pasar dan kondisi ekonomi, sementara harga jualan ditentukan oleh strategi bisnis dan biaya operasional. Harga pasar dapat berubah-ubah seiring waktu dan merupakan refleksi dari keseimbangan antara permintaan dan penawaran, sedangkan harga jualan biasanya lebih stabil dan ditetapkan oleh produsen.

Sedangkan untuk mengetahui harga pasar yang tepat, maka produsen dapat menganalisis permintaan dan penawaran di pasar untuk menentukan harga pasar. Ini melibatkan pengamatan pasar, pengumpulan data dari sumber-sumber yang berbeda, dan penggunaan teknik analisis seperti analisis regresi linier untuk memahami hubungan antara harga dan volume penjualan.

Dialukan penelitian penelitian pasar yang mendalam untuk memahami apa yang diinginkan oleh konsumen, harga yang mereka bersedia membayar, dan bagaimana produk atau layanan kompetitor disetel harga. Penelitian ini dapat melibatkan wawancara dengan konsumen, survei, dan studi kasus.

 Menggunakan data historis untuk memahami tren harga dalam jangka waktu tertentu. Ini dapat membantu produsen memahami apakah harga saat ini masih kompetitif dibandingkan dengan harga sebelumn.

Mempertimbangkan biaya selama produksi, harga bahan, dan biaya operasional lainnya dalam menentukan harga jual. Ini penting untuk memastikan bahwa harga jual mencerminkan nilai yang ditawarkan oleh produk atau layanan, serta memungkinkan untuk mencapai margin keuntungan yang diinginkan.

Menggunakan strategi harga seperti margin pricing, markup pricing, atau Manufactured Retail Price (MSRP) untuk menentukan harga jual. Strategi ini membantu dalam menentukan harga yang kompetitif dan memungkinkan untuk mencapai target pendapatan yang diinginkan.

Menganalisis produk dan harga kompetitor untuk menentukan posisi harga yang tepat. Ini penting untuk memastikan bahwa harga jual tidak terlalu tinggi atau terlalu rendah dibandingkan dengan kompetitor.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, produsen dapat mengetahui harga pasar yang tepat untuk produk atau layanan mereka, memastikan bahwa mereka dapat menetapkan harga yang kompetitif dan memungkinkan untuk mencapai tujuan bisnis mereka

Sementara faktor-faktor lain yang mempengaruhi harga pasar, selain permintaan, penawaran, dan kondisi ekonomi adalah perubahan selera: Selera konsumen yang berubah dapat mempengaruhi permintaan barang atau jasa. Misalnya, maraknya merek makanan fast food dapat mengakibatkan perubahan permintaan terhadap makanan tradisional atau kuliner lokal.

Struktur usia penduduk dan tingkat urbanisasi di berbagai daerah juga mempengaruhi permintaan terhadap barang dan jasa. Misalnya, perubahan demografis dapat mempengaruhi preferensi konsumen, yang pada gilirannya mempengaruhi permintaan untuk jenis barang atau jasa tertentu.

Peningkatan harga satu barang dapat mengakibatkan peningkatan permintaan barang lain yang menjadi substitusinya. Ini merupakan contoh dari efek substitusi dalam permintaan, di mana konsumen beralih ke alternatif lain ketika harga barang tertentu naik.

Tingkat pendapatan konsumen mempengaruhi permintaan barang dan jasa. Ketika pendapatan meningkat, konsumen cenderung meningkatkan konsumsi mereka, dan sebaliknya, ketika pendapatan menurun, permintaan barang dan jasa mungkin menurun juga. Namun, ada barang dan jasa tertentu yang permintaannya menurun atau bahkan meningkat seiring naiknya atau penurunan pendapatan.

Jumlah konsumen juga mempengaruhi permintaan terhadap barang dan jasa. Semakin banyak jumlah penduduk, semakin besar permintaan terhadap barang dan jasa.

Faktor-faktor ini menunjukkan bahwa harga pasar tidak hanya dipengaruhi oleh dinamika pasar secara umum, tetapi juga oleh berbagai faktor spesifik yang mempengaruhi perilaku konsumen dan preferensi mereka. Memahami dan menganalisis faktor-faktor ini dapat membantu produsen dan pemasok dalam menetapkan harga yang tepat dan strategis untuk produk atau layanan mereka.

Apa yang dimaksud dengan ketersediaan suatu produk atau layanan dalam konteks harga pasar?

Ada beberapa aspek penting, yaitu: Variasi Produk. Ketersediaan produk mencakup variasi produk yang tersedia untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Variasi ini dapat mencakup jenis, ukuran, warna, dan fitur lainnya yang dapat mempengaruhi kebutuhan dan preferensi konsumen.

Kualitas produk yang dijual juga merupakan faktor penting dalam ketersediaan. Kualitas yang tinggi dapat meningkatkan ketersediaan produk karena konsumen cenderung lebih memilih produk berkualitas yang baik.

Ketersediaan produk juga mencakup stok produk yang tersedia di pasar sasaran. Stok yang cukup dapat memastikan bahwa konsumen dapat mengakses produk kapan saja, sementara stok yang terbatas dapat membatasi akses terhadap produk tersebut.

Ketersediaan produk atau layanan yang baik dapat mempengaruhi harga pasar dengan meningkatkan permintaan dan mengurangi penawaran. Jika produk atau layanan tersedia dalam jumlah yang cukup dan memenuhi kebutuhan konsumen, maka konsumen mungkin menghargai produk atau layanan tersebut dengan harga yang lebih tinggi. Sebaliknya, jika produk atau layanan tidak tersedia atau kurang memuaskan, konsumen mungkin mencari alternatif lain atau menetapkan harga yang lebih rendah.***

*Penulis adalah konsultan Pengadaan Barang dan Jasa