Strategic Procurement Untuk Meningkatkan Nilai Tambah Organisasi (8)

Oleh: Ir. Khairul Rizal MBA

Pengantar: Beberapa edisi ke depan pelakubisnis.com akan menurunkan beberapa artikel/opini  tentang Strategic Procurement. Artikel/opini yang akan disajikan secara berseri ini rencananya segera dipublish dalam bentuk buku. Semoga semua pihak terkait dapat mendukung atas rencana terbitnya buku tersebut. Akhir kata, penulis mengucapkan selama membaca, semoga bermanfaat.

Pada dasar negosiasi dalam pengadaan barang  perlu dipastikan prosesnya  berjalan dengan lancar dan menghasilkan hasil yang memuaskan bagi kedua belah pihak. Oleh karea itu, terlebih dahulu ditentukan tujuan yang jelas dari negosiasi. Apakah untuk mendapatkan harga yang lebih rendah, kualitas yang lebih tinggi, atau kondisi lain yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Di samping itu, dalam bernegosiasi tentukan posisi awal Anda. Apa yang Anda tawarkan dan apa yang Anda harapkan dari negosiasi? Hal ini akan membantu menentukan batasan negosiasi dan menghindari saling kesalahpahaman.

Namun demikian, Anda perlu kumpulkan dan persiapkan informasi yang relevan untuk negosiasi, seperti data pasar, analisis kinerja pemasok, dan data internal tentang kebutuhan dan kondisi bisnis Anda. Informasi ini dapat digunakan sebagai dasar untuk menetapkan posisi awal, dan membantu dalam membuat keputusan negosiasi.

Dalam bernegosiasi,  pastikan komunikasi antara Anda dan pemasok dilakukan secara jelas dan terbuka. Ini mencakup menjelaskan tujuan negosiasi, mendengarkan kebutuhan dan perspektif pemasok, dan menyampaikan kondisi dan kebutuhan Anda dengan jelas.

Tentukan batas toleransi dan fleksibilitas dalam bernegosiasi. Sejauh mana Anda bersedia untuk fleksibel dalam menetapkan posisi negosiasi, termasuk apa yang Anda siap terima dan apa yang Anda tidak siap terima. Ini dapat membantu dalam mencapai kompromi yang mungkin diperlukan.

Selain itu, pertimbangan faktor lingkungan. Perhatikan faktor-faktor eksternal yang dapat mempengaruhi negosiasi, seperti perubahan dalam kondisi ekonomi, peraturan pemerintah, atau perkembangan teknologi. Faktor-faktor ini dapat mempengaruhi kondisi pasar dan kebutuhan pemasok.

Terakhir adalah mekanisme penyelesaian konflik. Tentukan mekanisme apa yang akan digunakan jika negosiasi tidak berhasil mencapai kesepakatan, seperti pilihan terakhir atau penyelesaian terbuka. Ini dapat membantu dalam mengurangi risiko dan menjaga hubungan yang baik dengan pemasok.

Dengan menetapkan faktor-faktor ini pada dasar negosiasi, Anda dapat meningkatkan peluang untuk mencapai hasil negosiasi yang memuaskan bagi kedua belah pihak, sambil memastikan bahwa proses negosiasi berjalan dengan efisien dan profesionaTop of Form

Di samping itu, dibuat i samping itu,program audit pemasok. Progra ini dilakukan secara independen dan objektif untuk menilai kinerja pemasok dalam hal proses pembuatan, kualitas produk, kepatuhan terhadap standar etika, keselamatan struktural, kepatuhan sosial, dan dampak lingkungan.

Audit ini dilakukan dengan pengunjung independen yang mengunjungi fasilitas manufaktur pemasok untuk menganalisis kapasitas manufaktur, sistem manajemen kualitas, keselamatan struktural, kepatuhan sosial, dan dampak lingkungan mereka. Program audit ini bertujuan untuk memberikan gambaran lengkap tentang bisnis dan kebijakan pemasok, serta memberikan semua informasi yang diperlukan untuk mengambil tindakan korektif, jika diperlukan.

Proses audit terdiri dari beberapa tahap utama, yaitu:                                                                       

• Pembahasan Tujuan: Menetapkan tujuan audit antara klien, auditor, dan manajer program audit.
• Pembentukan Profil Fasilitas: Penilaian kondisi fasilitas dan peralatan, serta pengumpulan informasi mendalam tentang produk dan proses yang diteliti.
• Evaluasi Kapasitas Produksi: Penilaian sistem manajemen kualitas dan, untuk audit kepatuhan sosial, evaluasi kesehatan dan keselamatan.
• Pengumpulan Data Karyawan: Untuk audit kepatuhan sosial, pengumpulan data karyawan termasuk inspeksi terhadap bahaya kesehatan, ketersediaan PPE, dan posting informasi yang mematuhi standar.
• Penyusunan Laporan Komprehensif: Menyusun laporan yang mencakup tujuan, temuan, diskusi dan rekomendasi, serta rencana tindakan korektif .

Audit pemasok dapat dilakukan sesuai dengan berbagai standar internasional, kebijakan internal, atau protokol Best-in-Class QIMA. Program ini mencakup audit manufaktur, audit etis, audit struktural, audit lingkungan, dan audit pemasok makanan, serta C-TPAT Audits untuk melindungi perusahaan, pemasok, dan pelanggan dari ancaman keamanan..

Audit pemasok membantu meningkatkan kualitas produk, memastikan kepatuhan terhadap standar internal dan regulator, mencegah masalah di masa depan, dan membantu menjaga komunikasi antara perusahaan dan pemasok. Dengan melakukan audit secara rutin, perusahaan dapat mengidentifikasi potensi risiko dan masalah yang ada sebelum mereka menjadi masalah serius.

Bagaimana cara memeriksa kepatuhan etika, lingkungan, sosial, dan kapasitas manufaktur pemasok?Top of Form

Untuk memeriksa kepatuhan etika, lingkungan, sosial, dan kapasitas manufaktur pemasok, ada beberapa langkah dan metode yang dapat digunakan:

 

Kepatuhan Etika dan Sosial:

• Audit Kepatuhan Sosial: Audit ini melibatkan inspeksi terhadap fasilitas produksi eksternal untuk memverifikasi apakah operasinya mematuhi tanggung jawab sosial dan etika, regulasi kesehatan dan keselamatan, serta hukum tenaga kerja.
• Metodologi dan Kerangka Kerja Audit: Menggunakan metodologi dan kerangka kerja audit yang telah ditetapkan, seperti yang disediakan oleh Asosiasi Auditor Sosial Profesional (APSCA), yang mencakup penilaian terhadap upaya dan praktik perusahaan dalam menjalankan tanggung jawab sosial dan etika.
• Pemeriksaan Dokumen dan Sertifikasi: Memeriksa dokumen-dokumen yang relevan, seperti sertifikasi kepatuhan sosial, serta memeriksa apakah perusahaan mematuhi kode etik dan praktik kerja yang baik.
• Pertimbangan Lingkungan dan Sosial: Mempertimbangkan aspek lingkungan dan sosial dalam evaluasi, termasuk kepatuhan terhadap hukum dan regulasi lokal, kondisi tenaga kerja, dan dampak lingkungan dari operasi mereka.

Kapasitas Manufaktur:

• Pemeriksaan Fasilitas Produksi: Melakukan inspeksi langsung ke fasilitas produksi untuk menilai kondisi dan kemampuan mereka dalam memenuhi standar kualitas dan operasional.
• Evaluasi Sistem Manajemen: Menilai sistem manajemen kualitas dan produksi, termasuk proses, peralatan, dan infrastruktur yang digunakan.
• Pemeriksaan Keselamatan dan Kesehatan: Memeriksa kepatuhan terhadap hukum dan regulasi keselamatan dan kesehatan, termasuk penggunaan PPE (Personal Protective Equipment) dan rencana emergency.

Software Kepatuhan Sosial:

• Pemantauan dan Pelaporan: Menggunakan perangkat lunak kepatuhan sosial yang dapat melacak pemasok, fasilitas, dan melaporkan serta memberikan peringatan tentang ketika audit diperlukan. Perangkat lunak ini juga dapat mengautomasi pengingat audit dan merekam laporan audit serta interaksi antara auditor dan pemasok.

Dengan mengikuti langkah-langkah dan metode ini, perusahaan dapat memastikan bahwa pemasok mereka mematuhi standar kepatuhan etika, lingkungan, sosial, dan memiliki kapasitas manufaktur yang memadai. Ini penting untuk menjaga reputasi merek dan memastikan kualitas produk serta kepuasan pelanggan.***

*Penulis adalah konsultan Pengadaan Barang dan Jasa