Strategic Procurement Untuk Meningkatkan Nilai Tambah Organisasi (10)

Oleh: Ir. Khairul Rizal MBA

Praktek terbaik dalam Strategic Procurement mencakup serangkaian langkah dan pendekatan yang dirancang untuk memaksimalkan nilai kembali dari investasi dalam proses pengadaan, serta membuat perusahaan menjadi partner strategis yang lebih andal. Ada beberapa praktek terbaik berdasarkan sumber yang diberikan

Salah satu hasil definisi dari Strategic Procurement adalah memaksimalkan investasi dan mencapai nilai tertinggi kembali investasi (ROI) baik secara internal maupun eksternal. Ini dicapai melalui tujuan strategis seperti mengimplementasikan perangkat lunak otomatisasi proses untuk mengurangi tekanan tugas pengadaan manual tingkat rendah bagi karyawan, mempercepat alur kerja pengadaan, dan memprioritaskan manajemen dan kinerja pemasok. Dengan pendekatan ini, perusahaan dapat membangun dan mempertahankan aliran penghematan jangka panjan.

Sementara strategi pengadaan harus dipahami oleh semua bagian yang bergerak dalam strategi bisnis, termasuk pengadaan. Dengan menyadari data penting tentang pengeluaran bisnis, pengadaan dapat menjadi partner bisnis strategis yang dibutuhkan untuk bertahan terhadap gangguan dan menginnovasi pengeluaran bisnis. Dengan solusi Strategic Procurement yang tepat, tim dapat mengikuti perubahan saat mereka memimpin upaya dalam optimasi proses pengadaan.

Tak hanya itu,  telusuri alat dan teknologi yang akan mendukung keberhasilan strategi baru. Pengadaan tidak lagi proses analog; sebagian besar dari proses ini terjadi secara online (e-procurement). Perangkat lunak Procure-to-pay (P2P) menghubungkan praktik pengadaan dengan piutang dan dapat mempercepat langkah-langkah seperti manajemen pasokan, pesanan pembelian, dan faktur.

Alat pengadaan tambahan termasuk analitik pengeluaran dan perangkat lunak manajemen hubungan pemasok (SRM). Alat ini meningkatkan akurasi dan produktivitas, melacak pembelian dan menawarkan data visibilitas yang memberi informasi yang menginformasikan pengambilan keputusan dan mengurangi risiko, inefisiensi, dan penundaan yang memakan waktu.

Baru kemudian mendefinisikan kesuksesan. Tetapkan indikator kinerja kunci (KPIs) yang akan digunakan untuk mengukur keberhasilan strategi pengadaan. Metrik ini harus sejalan dengan tujuan bisnis yang telah ditentukan dan menyediakan ukuran yang dapat diukur untuk mengevaluasi kinerja. Kriteria kesuksesan umum mencakup pengurangan kesalahan, memanfaatkan peluang penghematan, dan meningkatkan penilaian kinerja pemasok, alur kerja, waktu siklus pengadaan, dan kepatuhan.

Penerapan praktek terbaik ini dalam Strategic Procurement dapat membantu perusahaan untuk mencapai tujuan mereka dengan lebih efisien, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas produk atau layanan mereka. Selain itu, memungkinkan perusahaan menjadi lebih responsif terhadap perubahan dalam pasar dan lingkungan bisnis yang dinamis.

Sementarapraktek terbaik dalam manajemen pengadaan  memainkan peran penting dalam meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan memastikan bahwa perusahaan memenuhi kebutuhan mereka dengan cara yang lebih efektif. Ada beberapa praktek terbaik yang dapat diimplementasikan dalam manajemen pengadaan

Pertama, membangun kerangka kerja manajemen pembelian. Sebelum memulai peningkatan efisiensi dalam proses pembelian, penting untuk memiliki kerangka kerja manajemen pembelian yang kuat. Kerangka kerja ini harus mencakup panduan untuk memantau dan menyetujui permintaan pembelian, mengelola pemasok dan negosiasi pembelian, melakukan pencocokan tiga cara dan penjaminan kualitas, faktur dan pembayaran, pencatatan, dan pelatihan karyawan tentang produk.

Kedua, mengintegrasikan berbagai proses pembelian memastikan sistem yang lancar dan efisien dari awal hingga akhir, sambil mengurangi hambatan. Dengan menghubungkan alur kerja pembelian, waktu pemrosesan dapat disingkat, memastikan praktik terbaik dalam strategi pengadaan.

Ketiga, menyediakan aliran informasi dinamis. Dengan memastikan bahwa informasi bergerak secara terus-menerus antara keuangan dan perencanaan, pelanggan internal, dan pemasok, organisasi dapat mengelola perencanaan pengadaan dengan lebih banyak kepercayaan, kolaborasi, akurasi, dan fleksibilitas..

Keempat, otomatisasi proses manual. Mengadopsi alat digital untuk mempercepat proses transaksional manual dapat membantu organisasi menghapus proses tersebut, menyediakan akses yang lebih mudah ke layanan pengadaan, dan mengotomatisasi penilaian risiko dan pengawasan.

Kelima, meningkatkan kolaborasi dengan pemasok kritis. Dengan mengelola hubungan dengan jaringan pasokan secara berkelanjutan dan berkomunikasi operasi yang berkembang, organisasi dapat memanfaatkan peluang bisnis yang muncul, mengelola risiko yang meningkat, dan meningkatkan kesadaran terhadap tanggung jawab korporat.

Keenam, menerapkan model konsumen yang otomatis: Memindahkan praktek pengadaan dan pembelian dari reaktif ke proaktif, memungkinkan stakeholder internal mengakses aplikasi untuk memulai interaksi awal dengan pembelian, memungkinkan perusahaan untuk menjadi lebih responsif terhadap perubahan dalam pasar dan lingkungan bisnis.

Ketujuh, meningkatkan kapabilitas perencanaan. Menggunakan platform berbasis cloud, praktik pembelian dapat menyediakan analisis yang tepat waktu dan prospektif kepada stakeholder internal dan mitra, yang memungkinkan mereka membuat keputusan yang lebih baik, menjelajahi lebih banyak skenario, dan mendukung model perencanaan yang terus-menerus.

Penerapan praktek terbaik ini dalam manajemen pengadaan dapat membantu perusahaan mencapai tujuan mereka dengan lebih efisien, mengurangi biaya, dan memastikan bahwa perusahaan memenuhi kebutuhan mereka dengan cara yang lebih efektif.

Namun demikian, kesuksesan dan kegagalan dalam Strategic Procurement seringkali ditentukan oleh bagaimana perusahaan mengatasi tantangan dan memanfaatkan peluang yang ada. Berikut adalah beberapa faktor yang dapat mempengaruhi kesuksesan dan kegagalan dalam Strategic Procurement.

Kesuksesan dalam Strategic Procurement

1. Fleksibilitas dan Adaptabilitas. Kesuksesan dalam Strategic Procurement seringkali didasarkan pada kemampuan perusahaan untuk beradaptasi dengan perubahan kebutuhan organisasi, termasuk perubahan dalam spesifikasi barang/jasa, volume permintaan, atau prioritas bisnis. Fleksibilitas dan adaptabilitas memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan strategi pengadaan mereka agar sesuai dengan kebutuhan yang berubah.
2. Penerapan Teknologi dan Inovasi. Penggunaan teknologi dan inovasi dalam manajemen pengadaan dapat memberikan keuntungan kompetitif. Pemilihan, penerapan, dan pengelolaan teknologi yang tepat serta adopsi inovasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi dapat menjadi kunci untuk kesuksesan dalam Strategic Procurement.
3. Pengukuran dan Evaluasi Kinerja yang Efektif. Memantau dan mengevaluasi kinerja pengadaan secara objektif dan akurat adalah komponen penting dalam manajemen pengadaan yang efektif. Kemampuan untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja pengadaan dapat membantu perusahaan untuk mengidentifikasi area yang perlu peningkatan dan memastikan bahwa strategi pengadaan mereka menghasilkan hasil yang diinginkan.

Kegagalan dalam Strategic Procurement

1. Tidak Mengatasi Perubahan Kebutuhan. Salah satu kegagalan umum dalam Strategic Procurement adalah tidak mengelola perubahan kebutuhan organisasi dengan baik. Ketidakmampuan beradaptasi dengan perubahan dapat mengakibatkan inefisiensi, peningkatan biaya, dan ketidakmemuaskan pelanggan atau klien.
2. Pilihan Teknologi dan Inovasi yang Salah. Pemilihan, penerapan, dan pengelolaan teknologi yang tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi dapat mengakibatkan kegagalan. Teknologi atau inovasi yang tidak diimplementasikan dengan benar dapat mengakibatkan penurunan efisiensi, peningkatan biaya, dan hambatan dalam operasional.
3. Kesulitan dalam Pengukuran dan Evaluasi Kinerja. Kesulitan dalam mengukur dan mengevaluasi kinerja pengadaan secara objektif dan akurat dapat mengakibatkan kegagalan dalam mencapai tujuan Strategic Procurement. Ketidakmampuan untuk memantau dan mengevaluasi kinerja pengadaan dengan tepat dapat menghambat perusahaan dalam membuat keputusan yang informasi dan mengidentifikasi area untuk perbaikan.

Untuk mencapai kesuksesan dalam Strategic Procurement, perusahaan perlu memastikan bahwa mereka memiliki pendekatan yang fleksibel dan adaptif, memanfaatkan teknologi dan inovasi yang tepat, dan memiliki sistem pengukuran dan evaluasi kinerja yang efektif.***

*Penulis adalah konsultan Pengadaan Barang dan Jasa