Strategic Procurement Untuk Meningkatkan Nilai Tambah Organisasi

Oleh: Ir. Khairul Rizal MBA

Pengantar: Beberapa edisi ke depan pelakubisnis.com akan menurunkan beberapa artikel/opini  tentang Strategic Procurement. Artikel/opini yang akan disajikan secara berseri ini rencananya segera dipublish dalam bentuk buku. Semoga semua pihak terkait dapat mendukung atas rencana terbitnya buku tersebut. Akhir kata, penulis mengucapkan selama membaca, semoga bermanfaat.

Strategic procurement dikenal sebagai procurement strategic planning. Implementasinya digunakan oleh pelaku bisnis untuk mengadaptasikan aktivitas pengadaan dengan tujuan bisnis yang lebih luas, sehingga dapat memberikan manfaat bisnis melalui pengadaan. Proses ini mencakup penggunaan data untuk mengurangi risiko di seluruh proses dari procure-to-pay dan mengidentifikasi peluang untuk perencanaan dan optimasi jangka panjang.

Hal ini mengarah pada pengadaan strategis yang lebih menguntungkan. Itu sebabnya, strategic procurement memainkan peran penting dalam menavigasi tantangan bisnis, meningkatkan transparansi, membuat keputusan bisnis yang lebih agile dan akurat, serta memaksimalkan efisiensi operasional dengan menurunkan biaya terkait dengan proses yang tidak terkelola atau terputus.

Tujuan utama strategic procurement adalah untuk mengoptimalkan pengembalian atas investasi (ROI) dan meminimalkan risiko rantai pasokan. Ini dilakukan dengan mengidentifikasi dan mengantisipasi kebutuhan bisnis, menyelaraskan strategi pengadaan dengan tujuan bisnis, dan menjadi mitra strategis yang lebih andal. Proses ini melibatkan pengumpulan dan analisis data pengadaan untuk membuat keputusan yang lebih baik dan memastikan bahwa pengadaan memberikan nilai jangka panjang yang tinggi.

Tidak hanya itu, strategic procurement mencakup analisis kebutuhan, analisis pengeluaran, analisis pasar pemasok, pembuatan strategi pengadaan, seleksi pemasok, dan negosiasi kontrak. Ini juga mencakup manajemen kategori, yang melibatkan pemisahan pengeluaran perusahaan menjadi kategori berbeda seperti IT, HR, manajemen kantor, dan perjalanan dan hiburan (T&E), dengan penunjukan manajer kategori untuk setiap kategori untuk fokus pada optimasi area pengadaan tertentu.

Teknologi memainkan peran penting dalam strategic procurement, dengan perusahaan yang memanfaatkan solusi perangkat lunak pengadaan, yang seringkali merupakan bagian dari platform manajemen rantai pasokan yang lebih luas. Solusi ini mencakup area seperti manajemen pengeluaran, eksersi RFP dan RFQ, dan manajemen kontrak, yang dapat membantu bisnis meningkatkan visibilitas mereka atas proses pengadaan, mengoptimalkan proses seleksi pemasok, dan mengelola hubungan pemasok mereka dengan lebih efektif.

Oleh karena itu, strategic procurement dinilai penting karena dapat memaksimalkan ROI, meminimalkan risiko rantai pasokan, mengidentifikasi kebutuhan bisnis, dan menyelaraskan strategi pengadaan dengan tujuan bisnis. Ini membantu bisnis menjadi lebih resilien dan mampu menyesuaikan diri dengan perubahan dalam pasar atau kebutuhan bisnis.

Pembahasan strategic procurement mencakup berbagai aspek, mulai dari definisi, peran dalam manajemen bisnis, strategi pengadaan yang efektif, tantangan dan solusi, hingga praktek terbaik dan masa depan manajemen pengadaan. Ini akan membantu pembaca memahami konsep-konsep inti strategic procurement dan bagaimana menerapkannya dalam praktik bisnis.

Teknologi dan perkembangan strategic procurement telah mengubah cara perusahaan mengelola proses pengadaan. Mereka fokus pada peningkatan efisiensi, keputusan yang lebih baik, dan ketahanan bisnis. Ada beberapa teknologi dan perkembangan penting dalam Strategic Procurement:

Pertama, Analisis Data. Teknologi analisis data menjadi pusat dari Strategic Procurement, memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan, mengkategorikan, dan menganalisis pengeluaran mereka. Ini membantu mengungkap tren, kesenjangan, dan peluang, serta memberikan gambaran lengkap tentang pola pengeluaran perusahaan oleh tim, departemen, atau area bisnis.

Kedua, Identifikasi Kebutuhan Bisnis: Mengidentifikasi dan memprediksi kebutuhan bisnis adalah elemen kunci dari Strategic Procurement. Bekerja sama dengan pemimpin departemen berbeda dapat membantu memahami kebutuhan biaya yang diperlukan di masa mendatang, dengan visibilitas ini, maka pengadaan dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengidentifikasi saluran pengadaan terbaik dan melakukan survei pasar pemasok yang tersedia.

Ketiga, Struktur Kebijakan Pengadaan: Mengatur kebijakan pengadaan dan menyusun harapan, regulasi, dan pedoman pengadaan membantu meminimalkan pengeluaran yang tidak terduga dan memastikan permintaan pengadaan sejalan dengan kebijakan dan prosedur pengadaan.

Keempat, Sinkronisasi Strategi Pengadaan dengan Tujuan Bisnis: Untuk menjadi partner strategis yang sebenarnya, tim pengadaan perlu memahami apa yang mendorong bisnis dan tujuan apa yang mereka dapat bantu mencapai. Ini melibatkan mendefinisikan KPI dan bagaimana pengadaan akan melacak dan melaporkan penghematan.

Kelima, Investasi dalam Teknologi yang Tepat: Teknologi sangat penting untuk perencanaan strategic procurement. Menurut laporan data pengadaan 2024 oleh Amazon Business, 98% dari responden melaporkan memiliki rencana untuk investasi dalam alat analitik dan wawasan, otomatisasi, dan AI untuk operasi pengadaan mereka dalam beberapa tahun ke depan. Teknologi seperti ini dapat meningkatkan efisiensi, menghemat biaya, menggunakan waktu karyawan dengan lebih baik, membuat keputusan yang lebih baik, dan mempercepat akses ke informasi dan analitik.

Keenam, Eksekusi dan Penyempurnaan Sesuai Kebutuhan: Setelah strategi dikembangkan, strategi ini harus dikomunikasikan dengan perusahaan karena semua karyawan akan terpengaruh. Seiring berjalannya waktu dan perubahan dalam tujuan atau kebutuhan bisnis, strategi pengadaan harus berkembang untuk tetap menyesuaikan dengan perubahan yang diperlukan.

Ketujuh, Penggunaan Pipefy (aplikasi cerdas) untuk Menjadi Partner Strategis yang Lebih Andal: Pipefy menggabungkan kemampuan manajemen proses dan otomatisasi dengan antarmuka pengguna tanpa kode dan AI generatif untuk memberikan tim pengadaan segala yang mereka butuhkan untuk menjadi partner strategis yang diandalkan oleh bisnis untuk menjalankan strategi dan mencapai tujuannya..

Jadi, ketujuh langkah strategic procurement atau perencanaan pengadaan strategis tersebut, menekankan pentingnya mengintegrasikan aktivitas pengadaan dengan tujuan bisnis utama perusahaan. Ini melibatkan penggunaan data dan analisis untuk mengidentifikasi dan memanfaatkan peluang yang dapat memberikan nilai tambah bagi bisnis, serta mengurangi risiko yang terkait dengan pengadaan.

Strategic procurement juga memfokuskan pada optimisasi proses pengadaan, meminimalkan biaya, meningkatkan kualitas barang atau layanan, dan membangun hubungan yang lebih baik dengan pemasok untuk mendapatkan keuntungan jangka panjang. Prinsip-prinsip utama strategic procurement mencakup integrasi dengan tujuan bisnis, pengelolaan risiko, optimalisasi penggunaan sumber daya, pengembangan hubungan dengan pemasok, inovasi dan adaptasi, serta keterlibatan keseluruhan.

Oleh karea itu, perkembangan teknologi dan penerapan strategic procurement dalam perusahaan membantu mereka menjadi lebih efisien, responsif terhadap perubahan pasar, dan mampu menavigasi tantangan bisnis dengan lebih baik.***

*Penulis adalah konsultan Pengadaan Barang dan Jasa