Strategic Procurement Untuk Meningkatkan Nilai Tambah Organisasi (2)
Oleh: Ir. Khaizul Rizal MBA
Pengantar: Beberapa edisi ke depan pelakubisnis.com akan menurunkan beberapa artikel/opini tentang Strategic Procurement. Artikel/opini yang akan disajikan secara berseri ini rencananya segera dipublish dalam bentuk buku. Semoga semua pihak terkait dapat mendukung atas rencana terbitnya buku tersebut. Akhir kata, penulis mengucapkan selama membaca, semoga bermanfaat.
Strategic procurement atau perencanaan pengadaan strategis, adalah pendekatan yang diterapkan dalam manajemen pengadaan untuk mengintegrasikan aktivitas pengadaan dengan tujuan strategis organisasi secara keseluruhan. Ini melibatkan penggunaan data dan analisis untuk mengidentifikasi dan memanfaatkan peluang yang dapat memberikan nilai tambah bagi bisnis, serta mengurangi risiko yang terkait dengan pengadaan. Strategic procurement memfokuskan pada optimisasi proses pengadaan, meminimalkan biaya, meningkatkan kualitas barang atau layanan, dan membangun hubungan yang lebih baik dengan pemasok untuk mendapatkan keuntungan jangka panjang
Strategic procurement juga dikenal sebagai procurement strategic planning yang digunakan oleh organisasi bisnis untuk mengadaptasikan aktivitas pengadaan barang dan jasa dengan tujuan bisnis yang lebih luas, sehingga memberikan manfaat bisnis melalui pengadaan. Proses ini mencakup penggunaan data untuk mengurangi risiko di seluruh proses dari procure-to-pay dan mengidentifikasi peluang untuk perencanaan dan optimasi jangka panjang.
Hal ini mengarah pada pengadaan strategis yang lebih menguntungkan. Pasalnya, strategic procurement memainkan peran penting dalam menavigasi tantangan bisnis, meningkatkan transparansi, membuat keputusan bisnis yang lebih agile dan akurat, serta memaksimalkan efisiensi operasional dengan menurunkan biaya terkait dengan proses yang tidak terkelola atau terputus.
Tujuan utama strategic procurement adalah mengoptimalkan pengembalian atas investasi (ROI) dan meminimalkan risiko rantai pasokan. Ini dilakukan dengan mengidentifikasi dan mengantisipasi kebutuhan bisnis, menyelaraskan strategi pembelian dengan tujuan bisnis, dan menjadi mitra strategis yang lebih andal. Proses ini melibatkan pengumpulan dan analisis data pembelian untuk membuat keputusan lebih baik dan memastikan bahwa pengadan memberikan nilai jangka panjang yang tinggi.
Implementasi strategic procurement mencakup analisis kebutuhan, analisis pengeluaran, analisis pasar pemasok, pembuatan strategi pembelian, seleksi pemasok, dan negosiasi kontrak. Tak hanya itu, juga mencakup manajemen kategori, yang melibatkan pemisahan pengeluaran perusahaan menjadi kategori berbeda seperti IT, HR, manajemen kantor, dan perjalanan serta hiburan (T&E), dengan penunjukan manajer kategori untuk setiap kategori untuk fokus pada optimasi area pengadaan tertentu.
Untuk itu, teknologi memainkan peran penting dalam strategic procurement, dengan perusahaan yang memanfaatkan solusi perangkat lunak pembelian, yang kerap menjadi bagian dari platform manajemen rantai pasokan yang lebih luas. Solusi ini mencakup area seperti manajemen pengeluaran, eksersi RFP dan RFQ, dan manajemen kontrak, yang dapat membantu bisnis meningkatkan visibilitas mereka atas proses pengadaan, mengoptimalkan proses seleksi pemasok, dan mengelola hubungan pemasok mereka dengan lebih efektif.
Itu sebabnya, strategic procurement dinilai penting karena dapat memaksimalkan ROI, meminimalkan risiko rantai pasokan, mengidentifikasi kebutuhan bisnis, dan menyelaraskan strategi pengadaan dengan tujuan bisnis. Ini membantu bisnis menjadi lebih resilien dan mampu menyesuaikan diri dengan perubahan dalam pasar atau kebutuhan bisnis.
Ada beberapa aspek yang menyebabkan strategic procuremen menjadi penting dalam bisnis, yaitu optimasi Pembelanjaan dan Reduksi biaya: Di mana strategic procurement memungkinkan perusahaan mengoptimalkan pembelanjaan mereka dengan mencari vendor terbaik yang menawarkan kualitas barang atau layanan terbaik dengan harga yang kompetitif. Hal ini membantu perusahaan untuk meminimalkan biaya yang tidak perlu
Peningkatan Kualitas Barang dan Layanan: Dengan melakukan analisis ketat terhadap kualitas, reputasi, dan kapasitas penyediaan barang oleh vendor, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka mendapatkan produk atau layanan terbaik yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Hal ini penting untuk memastikan kepuasan pelanggan dan kinerja operasional yang optimal
Pembangunan Posisi Kompetitif: Strategic procurement memungkinkan perusahaan untuk membangun dan mempertahankan posisi kompetitif mereka. Dengan menjalin hubungan yang kuat dengan supplier dan melakukan peningkatan berkelanjutan dalam proses pembelian, perusahaan dapat menciptakan nilai tambah yang signifikan untuk bisnis mereka.
Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas: Dengan menggunakan teknologi dan platform yang memungkinkan proses procurement yang efisien dan efektif, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dalam pengadaan barang dan layanan. Hal ini tidak hanya mengurangi biaya tetapi juga memungkinkan perusahaan untuk lebih fokus pada aspek-aspek lain dari bisnis mereka.
Manajemen Risiko: Strategic procurement membantu perusahaan dalam mengidentifikasi dan mengantisipasi risiko yang terkait dengan pengadaan barang dan layanan, termasuk risiko terkait dengan rantai pasokan dan ketergantungan terhadap vendor tunggal. Dengan demikian, perusahaan dapat lebih resilien terhadap perubahan dalam pasar atau kondisi ekonomi.
Sementara ada beberapa prinsip strategic procurement yang menjadi dasar dalam pengelolaan dan optimasi proses pengadaan. Berikut adalah beberapa prinsip utama yang sering diutamakan dalam strategic procurement:
Pertama, Integrasi dengan Tujuan Bisnis: Strategic procurement harus diintegrasikan dengan tujuan bisnis utama perusahaan. Ini berarti bahwa keputusan pembelian harus ditempatkan dalam konteks strategis yang lebih luas, memastikan bahwa pembelian tidak hanya efisien dari perspektif biaya, tetapi juga mendukung tujuan bisnis jangka panjang
Kedua, Pengelolaan Risiko: Identifikasi dan mitigasi risiko adalah aspek kritis dalam strategic procurement. Ini mencakup risiko terkait dengan rantai pasokan, risiko kualitas, dan risiko harga. Strategic procurement membantu dalam mengidentifikasi risiko ini sejak awal dan mengembangkan strategi untuk meminimalisir dampaknya
Ketiga, Optimalisasi Penggunaan Sumber Daya: Prinsip ini menekankan pada efisiensi dalam penggunaan sumber daya, termasuk waktu, uang, dan personel. Strategic procurement bertujuan untuk memaksimalkan nilai yang diperoleh dari pengeluaran pembelian dengan mengurangi biaya dan meningkatkan kualitas.
Keempat, Pengembangan Hubungan dengan Pemasok: Membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dengan pemasok adalah prinsip penting dalam strategic procurement. Ini melibatkan negosiasi kontrak, pemantauan kinerja, dan peningkatan hubungan berkelanjutan untuk memastikan kualitas layanan dan nilai yang diperoleh dari pembelian.
Kelima, Inovasi dan Adaptasi: Strategic procurement mendorong inovasi dalam proses pembelian dan adaptasi terhadap perubahan dalam pasar dan kebutuhan bisnis. Ini mencakup penggunaan teknologi dan analisis data untuk mengambil keputusan yang lebih baik dan mengidentifikasi peluang baru.
Keenam, Keterlibatan Keseluruhan: Prinsip ini menekankan pentingnya keterlibatan semua pihak yang terlibat dalam proses pembelian, termasuk manajemen, pemasok, dan departemen lain di perusahaan. Keterlibatan ini penting untuk memastikan bahwa keputusan pembelian memenuhi kebutuhan bisnis dan mencapai tujuan strategis.
Strategic procurement memainkan peran penting dalam memastikan bahwa perusahaan dapat mencapai tujuan bisnis mereka dengan mengoptimalkan proses pembelian mereka. Ini melibatkan pendekatan yang holistik yang mencakup berbagai aspek, mulai dari pengelolaan risiko hingga pengembangan hubungan dengan pemasok, dengan tujuan akhir untuk meningkatkan nilai jangka panjang bagi perusahaan.
Dengan demikian, strategic procurement memainkan peran krusial dalam memastikan bahwa perusahaan dapat mengambil keputusan pembelian yang tepat yang tidak hanya menguntungkan bisnis secara finansial tetapi juga memperkuat posisi kompetitif mereka di pasar.***
*Penulis adalah konsultan Pengadaan Barang dan Jasa
