Strategic Procurement Untuk Meningkatkan Nilai Tambah Organisasi (10)
Oleh: Ir. Khairul Rizal MBA
Pengantar: Beberapa edisi ke depan pelakubisnis.com akan menurunkan beberapa artikel/opini tentang Strategic Procurement. Artikel/opini yang akan disajikan secara berseri ini rencananya segera dipublish dalam bentuk buku. Semoga semua pihak terkait dapat mendukung atas rencana terbitnya buku tersebut. Akhir kata, penulis mengucapkan selama membaca, semoga bermanfaat.
Teknologi dan perkembangan strategic procurement telah mengubah cara perusahaan mengelola proses pengadaan mereka. Mereka fokus pada peningkatan efisiensi, keputusan yang lebih baik, dan ketahanan bisnis. Ada beberapa teknologi dan perkembangan dalam strategic procurement
Teknologi analisis data menjadi pusat dari strategic procurement. Teknologi memungkinkan perusahaan dapat mengumpulkan, mengkategorikan, dan menganalisis pengeluaran mereka. Ini membantu mengungkap tren, kesenjangan, dan peluang, serta memberikan gambaran lengkap tentang pola pengeluaran perusahaan oleh tim, departemen, atau area bisnis.
Mengidentifikasi kebutuhan bisnis. Hal ini menjadi elemen kunci dari strategic procurement. Caranya dengan bekerja sama dengan pemimpin departemen berbeda membantu memahami kebutuhan dan biaya di masa mendatang. Dengan visibilitas ini, pengadaan dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengidentifikasi saluran pengadaan terbaik dan melakukan survei pasar pemasok yang tersedia.
Berikutnya membuat struktur kebijakan pengadaan. Di mana mengatur kebijakan pengadaan dan menyusun harapan, regulasi, dan pedoman pembelian membantu meminimalkan pengeluaran yang tidak terduga dan memastikan permintaan pembelian sejalan dengan kebijakan dan prosedur pengadaan.
Lalu dibuat sinkronisasi strategi pengadaan dengan tujuan bisnis. Dengan menjadi partner strategis yang sebenarnya, tim pengadaan perlu memahami apa yang mendorong bisnis dan tujuan apa yang mereka dapat bantu mencapai. Ini melibatkan mendefinisikan KPI dan bagaimana pengadaan akan melacak dan melaporkan penghematan.
Oleh karena itu, dibuat investasi teknologi yang tepat. Teknologi sangat penting untuk perencanaan strategic procurement. Menurut laporan data pengadaan 2024 oleh Amazon Business, 98% dari responden melaporkan memiliki rencana untuk investasi dalam alat analitik dan wawasan, otomatisasi, dan AI untuk operasi pengadaan mereka dalam beberapa tahun ke depan. Teknologi seperti ini dapat meningkatkan efisiensi, menghemat biaya, menggunakan waktu karyawan dengan lebih baik, membuat keputusan yang lebih baik, dan mempercepat akses ke informasi dan analitik.
Baru eksekusi dan penyempurnaan sesuai kebutuhan. Strategi ini harus dikomunikasikan dengan semua karyawan yang akan terpengaruh. Seiring berjalannya waktu dan perubahan dalam tujuan atau kebutuhan bisnis, strategi pengadaan harus berkembang dan menyesuaikan dengan perubahan yang diperlukan.
Terakhir penggunaan pipefy untuk menjadi partner strategis yang lebih andal. Pipefy menggabungkan kemampuan manajemen proses dan otomatisasi dengan antarmuka pengguna tanpa kode dan AI generatif untuk memberikan tim pengadaan yang mereka butuhkan untuk menjadi partai strategis yang diandalkan oleh bisnis untuk menjalankan strategi dan mencapai tujuannya.
Perkembangan teknologi dan penerapan strategic procurement dalam perusahaan membantu mereka menjadi lebih efisien, responsif terhadap perubahan pasar, dan mampu menavigasi tantangan bisnis dengan lebih baik.
E-Procurement dan E-Commerce
E-Procurement dan E-Commerce adalah dua konsep yang sering kali saling bertindakan dalam operasional bisnis, tetapi memiliki perbedaan mendasar dalam cara mereka digunakan dan dampaknya terhadap proses bisnis. Berikut adalah penjelasan tentang keduanya:
E-Procurement
E-Procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa melalui media elektronik, seperti platform e-commerce atau penawaran e-mail. Ini melibatkan berbagai aktivitas, termasuk e-sourcing, e-tendering, e-auctioning, manajemen vendor, dan lainnya. E-Procurement memungkinkan perusahaan meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, meningkatkan kualitas, dan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memungkinkan mereka mencari dan membandingkan produk dengan lebih mudah.
E-Commerce
E-Commerce adalah proses pembelian dan penjualan barang dan jasa melalui internet. Ini mencakup berbagai aspek, termasuk e-procurement, tetapi juga mencakup aspek lain seperti e-retail, e-services, dan lainnya. E-Commerce memungkinkan konsumen membeli produk atau jasa secara online, dengan manfaat seperti kenyamanan, kemudahan akses, dan opsi yang lebih luas.
Perbedaan dan Hubungan
- Tujuan: E-Procurement fokus pada pengadaan barang dan jasa oleh perusahaan untuk operasional mereka, sedangkan E-Commerce mencakup pembelian dan penjualan barang dan jasa oleh konsumen.
- Pengguna: E-Procurement biasanya ditujukan untuk pengguna bisnis-ke-bisnis atau bisnis-ke-pemerintahan, sedangkan E-Commerce seringkali menjadi platform yang dapat digunakan oleh pelanggan akhir.
- Teknologi: Keduanya menggunakan teknologi digital untuk memfasilitasi transaksi, tetapi E-Procurement seringkali menggunakan sistem yang lebih spesifik untuk manajemen proses pengadaan, termasuk manajemen vendor, analisis pengeluaran, dan lainnya.
Manfaat dan Tantangan
- Manfaat: E-Procurement dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas produk. E-Commerce memungkinkan pelanggan untuk mendapatkan akses yang lebih mudah dan fleksibel ke produk dan layanan.
- Tantangan: Mengimplementasikan E-Procurement dan E-Commerce memerlukan investasi dalam teknologi dan perubahan dalam proses bisnis.
Inovasi dalam Manajemen Pembelian
Inovasi dalam manajemen pembelian mencakup penerapan teknologi dan pendekatan baru dalam proses pengadaan untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas produk atau layanan. Berikut adalah beberapa inovasi dalam manajemen pembelian:
- E-Procurement: E-Procurement adalah penggunaan teknologi digital untuk proses pengadaan, yang mencakup e-sourcing, e-tendering, e-auctioning, dan manajemen vendor. Ini memungkinkan perusahaan mempercepat proses pengadaan, meningkatkan transparansi, dan mengurangi biaya. E-Procurement juga memungkinkan perusahaan lebih mudah mengakses dan membandingkan penawaran dari berbagai pemasok, serta memudahkan proses negosiasi.
- E-Commerce: Meskipun lebih sering dikaitkan dengan pembelian konsumen, e-commerce juga dapat diterapkan dalam manajemen pembelian perusahaan untuk mempercepat proses pengadaan dan memudahkan pengelolaan rantai pasokan. Hal ini termasuk penggunaan platform e-commerce untuk membeli barang dan jasa dari pemasok secara online.
- Analisis Data dan AI: Teknologi seperti analisis data dan kecerdasan buatan (AI) dapat digunakan untuk menganalisis tren pengadaan, memprediksi permintaan, dan membuat keputusan pengadaan yang lebih baik. AI juga dapat digunakan untuk mengoptimalkan proses pengadaan, seperti otomatisasi negosiasi dan pengelolaan kontrak.
- Blockchain: Teknologi blockchain dapat digunakan untuk meningkatkan transparansi dan keamanan dalam rantai pasokan. Dengan menggunakan blockchain, perusahaan dapat melacak asal-usul barang secara digital, memverifikasi identitas pemasok, dan mengurangi risiko penipuan.
- Inovasi dalam Pengelolaan Hubungan Pemasok (Supplier Relationship Management – SRM): Menggunakan teknologi dan pendekatan baru dalam manajemen hubungan dengan pemasok, seperti sistem pengelolaan hubungan pemasok (SRM) yang mengintegrasikan teknologi AI dan blockchain, dapat membantu perusahaan dalam mengoptimalkan hubungan mereka dengan pemasok, mengurangi risiko, dan meningkatkan kualitas barang atau layanan yang dibeli.
- Penggunaan Teknologi IoT: Internet of Things (IoT) dapat digunakan untuk memantau kondisi peralatan dan bahan baku secara real-time, memungkinkan perusahaan untuk merespons masalah sebelum mereka mempengaruhi produksi. Hal ini dapat mengurangi downtime dan meningkatkan efisiensi operasional.
Inovasi dalam manajemen pembelian dapat membantu perusahaan meningkatkan kinerja dan daya saing mereka, serta meningkatkan kualitas dan kepuasan pelanggan. Dengan mengadopsi teknologi dan pendekatan baru dalam pengadaan, perusahaan dapat tetap relevan dan bersaing di pasar yang selalu berubah.
Analisis Pasar dalam Strategic Procurement
Analisis pasar dalam Strategic Procurement adalah proses penting yang memungkinkan perusahaan untuk memahami lingkungan bisnis dan pasar, serta memanfaatkan informasi ini untuk membuat keputusan pengadaan yang lebih baik. Berikut adalah beberapa aspek penting dari analisis pasar dalam Strategic Procurement:
- Pemahaman Lingkungan Internal dan Eksternal: Analisis pasar mencakup pemahaman tentang lingkungan bisnis dan pasar di mana perusahaan beroperasi. Ini termasuk analisis keuangan perusahaan, tingkat pembelian dan pengadaan barang, serta tingkat penjualan dan pemasaran. Analisis ini membantu perusahaan untuk memahami kapasitas dan kemampuan mereka sendiri serta kondisi pasar di mana mereka beroperasi.
- Analisis Lingkungan Eksternal: Menganalisis faktor-faktor eksternal seperti demografi, ekonomi, dan perkembangan industri dapat membantu perusahaan memahami tren dan perubahan yang mungkin mempengaruhi kebutuhan pengadaan mereka. Misalnya, perubahan dalam jumlah kendaraan di Indonesia menunjukkan bahwa ada kebutuhan yang meningkat untuk komponen elektronik di kendaraan, yang dapat mempengaruhi pengadaan perusahaan seperti PT. Indonesia Nippon Seiki.
- Penggunaan Teknologi dan Sistem: Analisis pasar modern seringkali memanfaatkan teknologi dan sistem untuk mengumpulkan, menganalisis, dan memahami data pasar. Ini termasuk penggunaan sistem E-Procurement dan Supplier Relationship Management (SRM) untuk mengoptimalkan proses pengadaan dan memanfaatkan data yang dikumpulkan untuk membuat keputusan pengadaan yang lebih baik.
- Pengumpulan Data: Pengumpulan data primer dan sekunder melalui wawancara, observasi, dokumentasi, dan trigulasi adalah metode penting dalam analisis pasar. Data ini kemudian dianalisis menggunakan teknik seperti reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan untuk memahami dan memprediksi tren pasar.
- Penerapan Prinsip-prinsip Manajemen Pemasaran: Analisis pasar dalam Strategic Procurement juga melibatkan penerapan prinsip-prinsip yang sama dengan manajemen pemasaran. Ini termasuk memahami kebutuhan pelanggan, menentukan strategi pemasaran, dan mengevaluasi kinerja pemasaran. Dengan memahami pasar, perusahaan dapat merespons dengan lebih cepat dan efektif terhadap perubahan permintaan pasar.
Analisis pasar dalam Strategic Procurement memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan pengadaan yang lebih baik, yang dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan memastikan bahwa perusahaan memenuhi kebutuhan pasar mereka.
Peran Teknologi dalam Transformasi Pembelian
Teknologi memainkan peran penting dalam transformasi pembelian, memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas produk atau layanan mereka. Berikut adalah beberapa peran teknologi dalam transformasi pembelian:
- Automatisasi Proses Bisnis: Teknologi otomatisasi telah mengubah cara perusahaan mengelola inventaris, pemrosesan pesanan, dan pengiriman. Sistem manajemen rantai pasokan yang canggih, perangkat lunak untuk manajemen toko, dan robotika di pusat distribusi membantu meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi biaya.
- Cloud Computing: Cloud memberi organisasi akses lebih cepat ke data, perangkat lunak, dan kemampuan. Ini memungkinkan perusahaan untuk berkembang dan berkembang dengan lebih cepat, menawarkan perubahan mendasar dalam pengiriman dan konsumsi layanan. Cloud juga memungkinkan perusahaan untuk lebih gesit terhadap perubahan, yang penting dalam lingkungan bisnis yang dinamis.
- Kecerdasan Buatan (AI): AI digunakan untuk mengotomatisasi proses, terutama proses tingkat rendah yang dilakukan secara konsisten pada kecepatan tinggi. Ini juga memungkinkan personalisasi pada skala, seperti pemasar dapat menawarkan layanan pintar seperti chatbots, yang menggunakan pemrosesan bahasa alami untuk memahami konteks dan melakukan fungsi mirip manusia.
- Analitik Tingkat Lanjut: Analisis mengubah data menjadi wawasan, yang digunakan organisasi untuk berinovasi di dunia digital. Dengan analitik canggih, algoritme canggih dapat dijalin dengan mulus ke dalam operasi harian, meningkatkan kecepatan dan akurasi hampir semua proses. Platform analitik menyatukan semua upaya analitik, dari data hingga penemuan hingga penerapan.
- Internet of Things (IoT): IoT dapat digunakan untuk memantau kondisi peralatan dan bahan baku secara real-time, memungkinkan perusahaan untuk merespons masalah sebelum mereka mempengaruhi produksi. Hal ini dapat mengurangi downtime dan meningkatkan efisiensi operasional.
Transformasi pembelian yang didorong oleh teknologi ini tidak hanya meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pengadaan, tetapi juga membantu perusahaan untuk beradaptasi dengan perubahan dinamis dalam pasar dan lingkungan bisnis. Teknologi ini memungkinkan perusahaan untuk mencapai tujuan mereka dalam menarik dan mempertahankan pelanggan baru, merampingkan operasi, dan merespons harapan baru.***
*Penulis adalah konsultan Pengadaan Barang dan Jasa
