Cara Dunamis Membangun Budaya WFH
Banyak perusahaan melihat pandemi Covid-19 sebagai peluang untuk berinovasi meskipun dalam kondisi WFH (work from home). Di sisi lain Survey Gallup menyebutkan pandemic ini mengakibatkan penurunan engagement.
Kondisi pandemi membuat organisasi korporasi merubah strategi. Pasalnya, kontraksi ekonomi terjun bebas ke titik nadir. Kondisi ini membuat manajemen pada tahun pertama pandemi berusaha agar bisa bertahan dengan kondisi demikian.
Menurut Chief Operating Officer Dunamis Organization Services, Shirley Wangsanegara, ada korporasi yang bertahan dengan menyesuaikan diri atau wait and see. Tapi ada juga organisasi yang terkena dampak pandemi Covid-19 karena tidak siap. Akhirnya mengambil langkah-langkah efisiensi dan akhirnya gulung tikar. “Tapi banyak juga organisasi yang melihat ini menjadi suatu peluang. Padahal situasi seperti ini belum pernah terpikirkan. Akhirnya mereka melakukan sejumlah inovasi. Melihat kondisi ini, pihak korporasi melihat dan merekrut talent-talent baru,” katanya kepala pelakubisnis.com, pada minggu ketiga September lalui melalui zoom meeting.
Menurutnya, sepanjang masa pandemic ini ada sesuatu yang berbeda. Pada tahun 2020, saat serangan pertama Covid-19 itu kondisinya masih bertanya-tanya, apakah siap atau tidak siap, survive atau tidak. Pada Maret dan April 2020 banyak organisasi perusahaan wait and see. Tapi menjelang akhir 2020, mereka sudah mempersiapkan sistem layaknya kerja normal.
Tapi tahun 2021, lanjut Shirley, pola organisasi perusahaan membuat strategi untuk mengantisipasi serangan-serangan pandemic berikutnya. “Kalau pada tahun 2020, polanya lebih pada pertahanan, tapi pada tahun 2021 ini polanya berubah pada kesiapan. Istilahnya dari persiapan, berubah menjadi pertahanan dan mencari usaha untuk memperkuat pertahanan. Kami melihatnya seperti itu, dari tahun 2020 ke tahun 2021, ” katanya serius.
Dalam catatan Dunamis, tahun 2020 adalah tahun yang menjanjikan bagi perkembangan bisnis di Indonesia, termasuk perkembangan perusahaan konsultan Sumber Daya Manusia (SDM) ini. Dari Maret 2020 – dari mulai full class atau istilah booking untuk project full, tapi sampai lebaran tahun 2020 Dunamis benar-benar going to zero. Saat itu mereka harus menyelesaikan bagaimana urusan-urusan dengan people (karyawan). Kalau sampai bisa bertahan artinya mereka mampu menyelamatkan karyawan untuk survive bertahan hidup.
Kemudian memasuki fase new normal. Pada saat itu HR menjadi satgas (satuan tugas) menyelamatkan karyawan. “Kondisi itu benar-benar terjadi di tahun 2020. Saat itu, informasi masih simpang siur untuk orang bisa bertahan hidup di tengah Covid ini,” katanya.
Memasuk fase pertengahan 2020, orang-orang HR mulai berpikir, bagaimana mulai masuk ke era new normal. Walaupun sebelumnya, lanjut Shirley, banyak skenario-skenario dalam menilai pendemi Covid-19. Ada skenario September mulai normal, tapi akhirnya digeser lagi oktober, kemudian geser ke akhir tahun. “Pada saat itu paradigma kita harus berubah dan seterusnya. Saat itu kita harus hidup dengan online. Dunamis mengedukasi klien-klien bagaimana bisa hidup dengan online? Bagaimana kita bisa tetap produktif ketika bekerja work from Home (WFH),” katanya serius.
Namun saat itu, tambahnya, banyak orang beranggapan bekerja di rumah itu merupakam cuti tambahan. Muncul istilah open PO atau mencari kesibukan baru yang menghasilkan. Seolah dirumahkan. Padahal sebetulnya mereka itu disuruh bekerja dari rumah. “Kami menyiapkan bagaimana bekerja di rumah tapi tetap produktif. Yang paling penting adalah tetap kerja lho! Dari mulai jam 8 pagi sampai jam 5 sore. Hal ini dimulai dari leader-nya. Tapi leader nya membuat kegiatan baru dengan bersepeda, sehingga akhirnya leader-nya mulai bekerja jam 10 atau jam 11 siang,” katanya.
Oleh karena itu, lanjut Shirley, kondisi bekerja di rumah layaknya bekerja seperti di kantor dengan pakaiaan rapi. Bila sebelum pandemi perlu kendaraan menuju ke kantor, tapi saat pandemi kendaraan kita adalah zoom, call meeting dan sebagainya. Menurutnya kita perlu belajar dengan menggunakan kendaraan baru ini! Tapi kondisi bekerja di rumah tidak bisa di lihat, apakah karyawan bekerja atau tidur-tiduran. “Oleh karena itu, kita bangun kepercayaan. bahwa Anda layak dipercaya. Jangan jam kerja ada postingan dan kegiatan lain. Makanya dibangun trust levelnya. Setelah terbangun trust nya, kemudian dibangun sistem akuntabilitasnya secara online.
Sedangkan perjalanan tahun 2021. Menurut Survey Gallup, tingkat engagement menurun. Apalagi ditambah berita-berita dari luar yang menyebutkan bahwa job security nya terancam. Mungkin dari segi financial berkurang, sehingga stress level karyawan meningkat, mudah marah dan sebagainya. Saat itu HR strateginya menjadi lain. Kondisi ini membuat HR menjadi Satgas lagi. Bagaimana tahun 2021, karyawan bisa performance untuk tetap produktif.
Ada yang membedakan face to face dengan WFH. Shirley menyebut, ada beberapa faktor, diantaranya yang paling hilang suasana bekerja di WFH adalah faktor sosial. Misalnya waktu bekerja normal, karyawan bisa ngopi barang dengan teman, merokok sebatang dua batang bersama teman, sehingga terjadi interaksi (komunikasi) antar teman. Nilai sosial itu yang hilang.
Itu sebabnya instrumen yang diperlukan dalam WFH adalah merubah paradigma dulu. Namun demikian, merubah paradigma tidak semudah “membalik telapak tangan” , diperlukan waktu , perlu dilakukan “ritual-ritual” untuk merubah paradigma itu. Langkah ini harus dimulai dari leader nya. “Ibarat seorang nakhoda, dia harus bisa bilang bahwa kapal ini masih aman. Kalau leader nya tidak sejalan, misalnya olahraga paginya jalan terus. Leader baru on jam 11 siang. Ini banyak terjadi.“Perubahan paradigma harus dimulai dari pemimpinnya dulu, baru turun satu level ke bawa sampai level yang paling bawah. Hal itu dapat dilakukan melalui small talk,” katanya.
Dalam organisasi, ada yang menjalankan fungsinya masing-masing. Mereka yang menjalankan fungsi-fungsinya itu tidak sama dengan yang menjalankan fungsi strategic. Kalau pimpinan memberi langkah-langkah yang salah, maka di level bawahnya juga menjadi salah. Ibarat kapal yang mau tenggelam, semua penumpang harus turun ke skoci. Prosesnya harus dijelaskan secara detail.
Di sisi lain, dalam setiap perubahan tidak ada yang kurvanya rata kanan atau semua karyawan menilai positif melihat perubahan. Tapi ada juga ditemui karyawan yang resisten melihat perubahan. Maka dibuat 3 jenis kelompok karyawan. Misalnya yang awalnya positif, tetapi karyawan tidak mempunyai kekuatan, sehingga menjadi resisten. “Ada pergerakan dari kelompok yang positif menjadi resisten. Yang diperlukan adalah bagaimana memperhatikan physical health karyawan, bagaimana community sport berjalan dan kondisi keluarga karyawan juga diperhatikan. Demikian juga financial karyawan harus diperhatikan,” katanya serius.
Lebih lanjut ditambahkan, ketika masih bekerja normal, karyawan biasa berolaraga bareng, kegiatan spiritual bersama di kantor dan sebagainya. Dengan kondisi WFH ini, pihak HR harus kreatif untuk merangkul mereka semua. Tapi yang paling penting momentum ini saatnya manajemen berbicara tegas. Meski semua dilakukan secara win-win bahwa karyawan jangan terlalu menuntut, sementara korporasi sudah berusaha mengakomodir. Sebab ada saja karyawan resisten terhadap hal ini. Tapi power korporasi pada saat ini lebih besar. Karena kalau karyawan tidak mau mengikuti kebijakan perusahaan, di luar sana masih banyak yang mau.
Oleh karena itu, bagaimana kita menjaga situasi kondusif supaya karyawan bisa merasakan rasa syukur. Artinya pendekatannya dari aspek spiritual. Bisa juga dalam momentum WFH, pihak HRD memberi perhatian ketika ulang tahun karyawan, misalnya. Cukup memberi kue untuk keluarga, sehingga keluarga bisa makan bersama. Dengan cara demikian, karyawan merasa diperhatikan. Misal manajemen mengadakan event olahraga bersama dan dikompetisikan. “Dari HRD bisa bikin program-program seperti itu kan,” tutur Alumni Universitas Parahiyangan, Bandung, Jawa Barat ini.
Sementara untuk kegiatan monitoring dan coaching dapat dilakukan secara online. Mungkin sebelum monitoring atau coaching pihak manajemen bisa memesankan kopi untuk karyawan via online. Sambil ngopi, baru diselingi coaching atau monitoring via online, tapi suasana rileks karena dibarengi ‘ngopi’ dan snack, misalnya. Bisa juga manajemen berbicara bahwa uang transport tidak dipotong, tapi dialihkan dengan memberi kuota internet, supaya kegiatan beberja tidak tertanggu karena tidak ada kuota dan sebagainya
Selama satu tahun setelah pandemic Covid-19, menurutnya Dunamis melihat ada dua hal penting. Pertama, perusahaan justru lebih produk dengan menerapkan sistem WFH. Organisasi-organisasi yang memang siap da nada cabang di banyak kota , maka dengan adanya WFH – dengan model seperti ini – mereka tetap produktif tanpa harus datang ke Jakarta.
“Terus konsep pengembangan karyawan pun tetap bisa dilakukan produktif dengan cara online seperti ini. Jadi ada organisasi-organisasi yang siap dan bisa bertahan,” katanya sambil menambahkan ada organisasi yang siap tapi tidak bisa bertahan. Ada juga seperti organisasi yang melakukan WFH, tapi seperti di rumahkan. Pekerjaannya tidak terukur. Bisa mulai kerja jam sebelas, bahkan ada yang mulai kerja jam 3 siang. Organisasi-organisasi seperti ini akhirnya tidak akan bisa bertahan.
Lebih lanjut ditambahkan, survey yang diadakan Dunamis lebih banyak engagement , bagaimana membuat karyawan bisa engage. Hasil survey Dunamis, organisasi yang siap, maka penurun engagement-nya kecil. Tapi ada organisasi-organisasi yang memang tidak siap, turunnya cukup besar. “Sayangnya. HR yang tidak siap, melihat turunnya itu menjadi panik. Ada organisasi yang seperti itu,” ungkap Shirley.
Ditambahkan, sistem WFH yang dilakukan klien-klien Dunamis sampai saat ini masih on the track. Pasalnya, content dan action yang disampaikan dirasakan oleh karyawan benar-benar dirasakan memang dibutuhkan. Pada saat melakukan training, maka paradigma yang digunakan apakah mau belajar atau mau rutinitas dari kantor. “Sebab biasanya training diadakan di hotel, biasanya berakhir di hari Jumat, pada saat training keluarga bisa datang dan sekalian holiday bareng keluarga. Tapi kalau fungsinya training pengembangan biasanya tidak bisa dijenguk , sehingga secara online biasanya karyawan lebih produktif, karena tak perlu ke mana-mana,” tandasnya.
Tapi kalau training ada bagian untuk melepaskan stress , karena harus diadakan di hotel dan di mana-mana. Biasanya hal demikian yang bermasalah. Dalam kondisi pandemic seperti ini , ada klien-klien yang menganggap training sebagai pelepas kejenuhan. Sehingga ada klien yang pada Agustus lalu minta dibuatkan trainingnya dalam bentuk outing, tapi sayangnya pada bulan itu masih diberlakukan PPKM level 3.
Beda halnya anak-anak sekolah yang pekerjaan sehari-harinya belajar. Dengan sistem belajar online memang luar biasa kejenuhannya. Anak sekolah tidak menemukan faktos sosial. “Tapi kalau karyawan menganggap training online, maka karyawan tersebut menganggap training sebagai pelepasan untuk refreshing. Tapi kalau training semata untuk pengembangan diri, maka konten yang disampaikan memang untuk itu, sehingga karyawan tidak merasa jenuh karena memang menjadi kebutuhannya,” tambahnya.
Memang Dunamis pernah melakukan training secara blending (memadukan training online dan offline-red). Selain online, ada juga face to face., ketika saat pandemic gelombang mulai melandai. Di mana pada awal pembelajaran dilakukan secara online, pas puncak training dilakukan di kelas. Saat itu diberikan assignment . Biasanya training dilakukan satu sampai tiga bulan dan setiap minggu harus ketemu face to face untuk menyelesaikan tugas, tapi pelaksanaannya dijalankan dengan menggunakan protokol kesehatan yang ketat dimana peserta harus bersedia di-swab test dan sebagainya. “Dunamis sempat melakukan ini,”ucap Shirley.
“Sementara untuk mengukur Key Performance Indicator (KPI), maka yang yang harus dilihat adalah akuntabilitas karyawan. Oleh karena itu setiap pagi ketika menjalankan WFH,” katanya seraya menambahkan setiap bagian harus ada apel pagi. “Apel pagi itu disebutkan hari ini saya harus mengerjakan apa? Hasilnya apa? Semua harus ada seperti itu, kalau tidak ada apel pagi seperti itu, maka tidak bisa terukur,” pungkas Shirley.(Siti Ruslina/Yuniman Taqwa)
