Dorong Performace Perusahaan, Reiken Gabung dengan YDBA

Bila para pegiat UMKM  secara konsisten menjalankan pelatihan dan pendampingan dari Yayasan Dharma Bhakti Astra (YDBA), bukan tidak mungkin akan terbangun budaya kerja 5R dan mampu mengukur Quality Cost and Delivery (QCD), sehingga mampu meningkatkan kinerja perusahaan. Itu disiapkan Reyner ketika membenahi PT Reiken Quality Tools. Efektifkah budaya kerja tersebut?

Sebelum membesut PT Reiken Quality Tools  pada  tahun 2006, V Fortuin sebagai pengusaha trading yang bergerak di bidang penjualan  spareparts supporting manufaktur. Ia melakukan impor spareparts tersebut, kemudian disuplai ke perusahaan lokal. Namun demikian, dalam perjalanan waktu Fortuin terbersit untuk memproduksi tools-tools tersebut di dalam negeri.

Di benaknya  special tools jenis itu, sebetulnya bisa diproduksi di dalam negeri. Apalagi latarbelakang Fortuin sarjana Teknik Mesin dan pernah bekerja di perusahaan manufaktur. Reyner, anak ketiga dari empat bersaudara Fortuin bercerita,  Reiken dibangun dengan hanya memiliki mesin manual, seperti bubut manual sebanyak dua unit. “Ceritanya sangat struggle”,ujar Reyner.

Saat itu Fortuin fokus membuat special tools otomotif dan precision parts & tools. Tapi seiring berjalannya waktu, maka pada tahun 2011 ia mulai membuat Dies Casting Mould. “Sampai hari ini ada tambahan lini product, yaitu plastic injection mould  dan terakhir jig & fixture (perangkat atau perlengkapan yang berfungsi untuk membantu proses pengerjaan bagian yang sama pada suatu komponen secara massal-red),” kata Reyner yang mulai bergabung di Reiken tahun 2016.

Namun demikian sampai saat ini, menurut Reyner, main product Reiken adalah Dies Casting Mould yang  menguasai pangsa pasar sekitar 60 persen, 20 persen produksi plastic injection mould. Hanya sekitar 20 persen memproduksi precision parts & tools dan jig & fixture.

Kata lulusan double degree Business Internasional Bina Nusantara dan Jerman ini, ia tak memiliki latarbelakang di bidang teknik seperti ayahnya, justru mengambil  Jurusan Ilmu Manajemen yang membuatnya harus  belajar bidang teknik di Reiken dari para karyawan lama di lini produksi.

Lebih lanjut  ditambahkan, Reiken  untuk pembuatan Precision Parts & Tools special casting mould sudah cukup baik. Terbukti produknya  bisa diterma di pasar dan bisa masuk ke industri-industri manufaktur seperti Astra. “Kekurangan Reiken pada saat itu salah satunya dari segi manajemen. Secara kompetensi, SDM Reiken cukup baik dari sisi teknik. Tapi kalau kita bicara manufaktur, maka peran manajemen luar biasa,” kata Reyner. Sebut saja flow proses, per departemen, SOP dan aturan yang begitu banyak.

Reyner menambahkan, seluruh elemen secara perlahan dibenahi. Mulai  HRD, produksi, engineering, quality control dan sales. Paling awal dimulai dari perbaikan di HRD. Dari mulai aturan perusahaan dan bagaimana pendekatan dengan para karyawan. “Saya ingat sekali, awal joint di sini, dulu kita ada kantin di belakang. Kondisinya sangat kurang baik. Bagi saya kantin Reiken saat itu  nggak layak. Kita harus benahi,” jelasnya. Kalau perusahaan ada uang perbaiki itu, bangun kantin dan mushola yang layak. Ia bersyukur  semua itu sekarang sudah terwujud.

Tapi kenapa sentuhan awalnya di benahi dulu Department HRD? Pasalnya, seperti di Departemen Produksi isinya adalah orang-orang. Setelah kerjasama sudah baik, maka otomatis semua proses mengikuti. Saat itu yang paling krusial harus dibenahi, kata Reyner, Departemen Produksi.

Selama dua tahun di Jerman, lanjut Reyner, di sela-sela waktu kuliah ia bekerja kasar, membersihkan toilet pun pernah dilakukan. “Makanya ketika saya kembali ke Indonesia dan bergabung di sini, ada karyawan yang komplain (komplain dengan kebijakan aturan yang Reyner ambil-red), justra saya ketawai. Saya pernah bekerja membersihkan kotoran orang,” jelasnya. Pengalaman itu yang membentuk karakter dirinya selama ini hingga membangun budaya bersih di setiap lini perusahaan.

Reyner menambahkan, sekitar tahun 2017 Reiken bergabung dengan Yayasan Dharma Bhakti Astra (YDBA). “Saya dapat informasi dari teman bahwa di YDBA banyak menyediakan program-program training. Kebetulan sama dengan visi Reiken, yaitu meningkatkan kompetensi sumber daya manusia (SDM) yang dilakukan secara internal dan eksternal. YDBA itu sendiri salah satu fokusnya di bidang otomotif. Jadi, program-program training yang dilakukan YDBA sesuai dengan perusahaan,” kata Reyner, General Manager Reiken kepada pelakubisnis.com, minggu ketiga September lalu.

“Saya  ikut training 5R  yaitu Rapi, Resik, Rawat, Rajin dan Ringkas yang  diajarkan YDBA. Tranformasi juga dilakukan dari sisi 5R. Awalnya saya dapat informasi di perusahaan Jepang  atau orang Jepang menilai suatu perusahaan dari 5R atau 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke-red). Mungkin untuk orang Indonesia menganggap hal itu aneh,” tambahnya. Awalnya ia berprinsip bahwa tempat kerja itu yang penting rapi. Ternyata ada teorinya, yaitu R5. Sebab, kalau suasana kerja rapi yang menikmatinya karyawan. Sampai hari ini 5R menjadi standar di Reiken.

Reiken bergabung ke YDBA langsung pada level Pra Mandiri. Dalam tempo dua tahun, tambah Reyner, langsung naik level menjadi perusahaan Mandiri. Yang paling mendasar terhadap perubahan Reiken ketika bergabung  ke YDBA adalah peningkatan kompetensi karyawan. Biasanya dalam satu tahun YDBA punya kalendar kegiatan. Misalnya ada training 5R, ada training Quality Cost and Delivery (QCD) dan banyak lainnya.  

Pada saat itu, pihak YDBA, tambah Reyner, melakukan audit terhadap Reiken. Hasilnya audit YDBA, Reiken berada pada posisi Pra Mandiri. Namun dalam tempo dua tahun naik level ke Mandiri.

“Tapi tingkat kesulitan menerapkan 5R awalnya di bagian produksi. Ada saja yang resisten terhadap penerapan 5R.  Hal ini berkaitan dengan budaya. Kalau budayanya sudah jorok, memang perlu waktu untuk merubahnya. Saya cukup cerewet. Akhirnya, sedikit demi sedikit  diperbaiki, sehingga sekarang menjadi budaya,” tandasnya.

Proses pembenahan di mulai dari level atasan (manager). Mindsetnya dirubah.  Ada yang bisa merubah mindsetnya, tapi ada juga yang resisten. Tapi  akhirnya yang bersangkutan mengundurkan diri karena tidak bisa mengikuti budaya kerja yang baru diterapkan di perusahaan. “Kalau direktur (Pak Fortuin-red) jauh lebih sabar, sedangkan saya lebih ‘ngegas’ (tegas-red) dengan speed yang cepat,” tambahnya. Namun demikian, meski ia anak pemilik perusahaan, ketika  bergabung di Reiken, ia ditempatkan sebagai staff. Bahkan  sempat  ditempatkan hampir di seluruh bagian,  pernah juga di bagian  marketing.

Reyner menambahkan, ia pernah ikut training ke Jepang.  Ia merasa bosan tiap hari melakukan pekerjaan yang sama, masak tidak ada perubahan. “Saya ikut training ke Jepang ini adalah salah satu program dari YDBA, yaitu training AOTS Jepang (The Association for Overseas Technical Cooperation and Sustainable Partnerships),” kata Reyner sambil menambahkan mendapat subsidi seperti akomodasi dari YDBA. Para instrukturnya adalah expert dari perusahaan  Jepang. Ada mantan bos Panasonic, mantan bos Toyota. Ilmu-ilmu yang didapat tersebut sangat fundamental demi meningkatkan kinerja perusahaan.

Pada tahun 2019 Reiken join mengikuti pendampingan yang diadakan YDBA di bidang Resource Management. Salah satu topiknya adalah Key Performance Indicator (KPI). Tim HRD dan General Manager Reiken sebelum Reyner mengikuti pendampingan tersebut. “Hasil pelatihan itu kemudian didevelop dalam KPI system yang sampai hari ini masih digunakan,” kata Reyner. KPI itu digunakan untuk  ukuran kenaikan gaji,  kenaikan posisi. Targetnya semua penilaian objektif. Dengan adanya KPI ini meminimalkan unsur subjektif dalam penilaian.

Menurut Reyner, kalau bekerja di mass product cenderung bekerja secara monoton, praktis otak kita tidak terpakai. Makanya perlu dipancing  dengan kelompok-kelompok diskusi supaya  otaknya dipaksa untuk berpikir. “Tapi kalau tiap hari kita dapat job order dengan barang yang berbeda, maka dituntut untuk berpikir terus. Bahkan sampai sekarang setiap pagi saya berkeliling ke seluruh departemen untuk menanyakan ada masalah nggak,” katanya. Menurutnya, manajemen tidak perlu banyak menuntut, tapi juga merespon feedback karyawan yang logis.

“Saya melihat YDBA dikelola sangat serius. Effort mereka terhadap binaannya sangat luar biasa, konsisten dan terstruktur. Mereka memilih instruktur-instrukturnya bagus yang diambil dari praktisi yang mungkin mereka yang sudah pensiun. Mereka yang sudah senior, jiwa mengajarnya lebih tinggi. Apalagi mereka yang dipilih menjadi instruktur adalah orang-orang pilihan yang senang mengajar,” tandas Reyner menilai para instruktur-instruktur dari YDBA.

Reyner menilai, bila binaan YDBA sama-sama ingin maju, maka kobalorasinya lebih bagus. Terakhir belum lama ini (2023-red) Reiken ikut kompetisi 5R, dan berhasil keluar sebagai juara 2. Yang paling senang dari kompetisi itu, teman-teman jadi semangat. Mereka punya gengsi yang positif,” lanjutnya. Untuk kompetisi ini 5R yang diukur khusus di bagian produksi.

Sementara menurut Alan Moris, Departemen HRD Reiken, pada tahun 2021 Reikin mendapat penghargaan sebagai UMKM mandiri dari YDBA. “Selain mendapat sertifikat, plakat  dan uang dari YDBA juga Reiken menjadi benchmark dan bisa mencantumkan logo YDBA di company profile Reiken serta bisa di-link ke customers YDBA,” katanya seraya menambahkan, salah satu bentuk apresiasi dari kemenangan di ajang bergengsi yang diselenggarakan YDBA, perusahaan mendapat hadiah gratis dibuatkan video company profile Reiken.

Alan menambahkan, alat ukurnya berupakan assessment berdasarkan kinerja beberapa tahun sebelumnya  dengan assessment tahun berjalan. Dulu Reiken minusnya di bidang HRD, SOP (standard operating procedure) dan rekrutmen belum berjalan dengan baik. Tapi setelah YDBA melakukan pendampingan dan diaplikasikan oleh Reiken dan dilakukan assessment oleh YDBA, akhirnya lulus dan menjadi juara 1. “Seluruh departemen di-assessment dan dinyatakan Lulus menjadi yang terbaik dibandingkan peserta-peserta yang lain,” katanya kepada pelakubisnis.com.

Reyner menambahkan, assessment yang dilakukan YDBA cukup tinggi. Bila UMKM-UMKM binaan YDBA menjalankannya, maka memang layak menjadi vendor Grup Astra. Berbeda kasus dengan Reiken karena sebelum masuk menjadi binaan YDBA sudah memasok ke Grup Astra lebih dulu, seperti Daihatsu. Bahkan sampai saat ini pasar  Reiken 90 persen masuk ke perusahaan-perusahaan yang berafiliasi dengan Jepang. Sampai saat ini jumlah customers Reiken mencapai 40 perusahaan, baik untuk mobil maupun motor.

Menurut Reyner, dampak pandemi Covid 19 cukup berat terhadap penurunan omzet. Saat ini omzet sempat turun sampai 50 persen. Bila pada akhir 2019 omzet Reiken mencapai Rp 40 milyar per tahun. Angka itu turun menjadi Rp 20 milyar pada tahun 2021. “Sampai saat ini belum recovery seperti sebelum Covid. Masih di kisaran 80 persen dibandingkan sebelum Covid,” tambah Reyner sambil menambahkan total karyawan Reiken saat ini 90 orang.

Lebih lanjut ditambahkan, di saat Covid terjadi perubahan di pasar. Bila sebelum Covid, proses pembelian melalui audit yang ketat oleh pihak buyer. Tapi ketika Covid, proses pembelian tidak melalui proses audit, karena dilakukan secara online. “Perusahaan sejenis yang sebelum Covid tidak memenuhi persyaratan hasil audit, tapi ketika Covid justru banyak mendapat order karena harga ‘miring’. Kami tetap memilih konsisten dengan standar kualitas yang selama ini sudah dijalankan,” urainya mengunci percakapan. [] Siti Ruslina/Yuniman Taqwa